Trước khi một thầu phụ bắt đầu, hãy đặt trước mặt họ một hoặc hai trang giấy bao quát sáu điều: chính xác những gì thuộc và không thuộc phạm vi công việc; giá cả và điều gì kích hoạt việc thanh toán; ngày bắt đầu và những gì cần sẵn sàng để họ làm việc; bằng chứng bảo hiểm và đăng ký bồi thường tai nạn lao động; nguyên tắc rằng bất kỳ thay đổi nào về phạm vi, giá cả hoặc lịch trình đều không có hiệu lực trừ khi được ghi lại trước; và cách xử lý lỗi công việc cùng khoản trừ tiền do lỗi. Đó là toàn bộ hợp đồng, và chỉ mất khoảng mười phút từ một mẫu đã lưu sẵn. Mọi tranh chấp bắt tay bạn từng gặp đều xoay quanh một trong sáu câu hỏi đó, và các thỏa thuận bắt tay không đổ vỡ vì ai đó không trung thực. Chúng đổ vỡ vì hai người trung thực nhớ một cuộc gọi điện thoại theo hai cách khác nhau.
Việc ốp gạch trông rất đẹp. Đó chưa bao giờ là vấn đề.
Vấn đề xuất hiện hai tuần sau ngày làm việc cuối cùng của thầu phụ, khi đội lắp tủ lavabo phát hiện hốc tường trong phòng tắm lệch một inch so với bản vẽ, và ai đó phải trả tiền sửa. Lập trường của thầu phụ: "Không ai đưa tôi bản vẽ, tôi chỉ ốp theo những gì có sẵn." Lập trường của bạn: "Bản vẽ nằm trên bệ cửa sổ suốt thời gian đó." Cả hai câu đều đúng. Không có hợp đồng nào để tham chiếu, vì toàn bộ thỏa thuận chỉ là một cuộc gọi điện, một mức giá, và "bắt đầu thứ Ba." Vậy nên khoản sửa chữa rơi vào người nào nhượng bộ trước, thầu phụ ngừng bắt máy, và bạn mất một thợ ốp gạch giỏi cùng tám trăm đô la chỉ vì một cuộc trò chuyện lẽ ra chỉ mất mười phút để ghi lại.
Đây là khuôn mẫu "thầu phụ bắt tay", và mọi nhà thầu từng thuê thầu phụ đều đã trải qua một phiên bản nào đó của nó. Hãy để ý điều nó không phải là: đây không phải câu chuyện về một thầu phụ tồi hay một nhà thầu chính tồi. Các thỏa thuận bắt tay không thất bại vì người ta không trung thực. Chúng thất bại vì hai người trung thực có thể giữ hai phiên bản khác nhau của một thỏa thuận chưa bao giờ được ghi chốt lại, và ngành xây dựng liên tục sinh ra những thời điểm thử thách đúng những phần chưa ai ghi chốt.
Giải pháp không phải là một hợp đồng bốn mươi trang. Với công việc quy mô đội nhỏ, đó là một hoặc hai trang trả lời sáu câu hỏi mà mọi tranh chấp thầu phụ thực sự xoay quanh. Hãy ghi lại trước ngày đầu tiên, mọi lần, kể cả với những thầu phụ bạn quý mến. Đặc biệt là với những thầu phụ bạn quý mến, vì đó là những mối quan hệ đáng được bảo vệ khỏi một cuộc đấu trí nhớ.
Một lưu ý trước khi vào danh sách: đây là kiến thức phổ thông, không phải tư vấn pháp lý. Luật hợp đồng và xây dựng khác nhau tùy tỉnh bang và tiểu bang, và quy định về quyền lưu giữ tài sản (lien) đặc biệt khác nhau. Với mẫu chuẩn của bạn, hãy bỏ ra vài trăm đô la nhờ một luật sư xây dựng địa phương xem qua một lần. Đó là khoản bảo hiểm rẻ nhất trong cả bài viết này.
Phần phạm vi công việc nên viết gì?
Phạm vi công việc là nơi phần lớn tiền bạc rò rỉ, và chỗ rò rỉ luôn nằm ở các cạnh biên. "Ốp gạch phòng tắm" không phải là một phạm vi công việc. Nó có bao gồm chuẩn bị lớp nền không? Chống thấm, theo tiêu chuẩn nào? Di chuyển gạch từ đường lái xe lên tầng trên? Trám silicone ở các góc, hay đó là việc của thợ sơn? Xử lý mẩu gạch thừa và xô chậu?
Một phạm vi công việc khả thi có ba phần:
- Công việc bao gồm, liệt kê từng mục. Không phải văn xuôi, mà là danh sách. "Cung cấp và lắp đặt gạch tường và sàn theo bản vẽ A3; chống thấm bằng màng theo quy chuẩn địa phương; trám vữa và silicone; lớp nền phải phẳng trong dung sai cho phép trước khi bắt đầu."
- Loại trừ, liệt kê từng mục. Những mục liền kề mà bạn cố ý giữ lại, hoặc thuộc về một ngành nghề khác: "Không bao gồm sửa chữa lớp nền vượt quá vá lỗi nhỏ, cung cấp gạch, đóng khung hốc tường." Loại trừ không phải là bi quan; đó là hai bên thống nhất ranh giới trong khi cuộc trò chuyện vẫn còn thân thiện.
- Tài liệu tham chiếu, được nêu tên cụ thể. Bản vẽ nào, phiên bản sửa đổi nào, thông số kỹ thuật nào. "Theo bản vẽ" là vô giá trị khi có ba phiên bản bản vẽ khác nhau; "theo bản vẽ A3, phiên bản sửa đổi 2, ngày 4 tháng Sáu" chấm dứt tranh cãi trước khi nó xảy ra. Nếu hốc tường có trên bản vẽ, bản vẽ sẽ quyết định ai trả tiền cho hốc tường đó.
Viết phần loại trừ cẩn thận không kém phần bao gồm. Trong câu chuyện thợ ốp gạch ở trên, chỉ một dòng ("nhà thầu chính xác nhận vị trí hốc tường tại hiện trường trước khi bắt đầu ốp gạch") lẽ ra đã biến toàn bộ tranh chấp thành một mục cần kiểm tra trong danh sách.
Công cụ tính điểm hòa vốn khi thuê người cho thấy một người thêm cần hoàn thành bao nhiêu công việc mỗi tuần để tự trả được chi phí của chính họ.
Tiền bạc: mức giá, xuất hóa đơn, và khi nào thanh toán thực sự diễn ra
Câu thứ hai cần ghi rõ bằng văn bản là toàn bộ hình dạng của khoản tiền, không chỉ con số tiêu đề:
- Mức giá và cơ sở tính giá. Giá cố định cho phạm vi đã xác định, hoặc theo đơn giá. Nếu theo đơn giá, hãy nêu rõ những gì được tính giờ: di chuyển? lấy vật liệu? Giá cố định với phạm vi rõ ràng thường gọn gàng hơn cho cả hai bên; đơn giá thuộc về công việc thực sự chưa xác định rõ.
- Điều gì kích hoạt việc thanh toán. Khi hoàn thành? Theo giai đoạn? Xác định các giai đoạn theo yếu tố vật lý cụ thể ("phần thô đã qua kiểm định") thay vì theo phần trăm, vì "hoàn thành 60%" là một ý kiến còn "đã qua kiểm định" là một sự thật.
- Khi nào bạn trả tiền, cụ thể. "Trong vòng 7 ngày kể từ khi có hóa đơn" hoặc "thứ Sáu cho công việc đã xuất hóa đơn trước thứ Tư." Sau đó hãy giữ đúng lời hứa đến từng ngày, mọi lần. Không có điều gì bạn viết trong hợp đồng lại quan trọng với uy tín của bạn trước thầu phụ bằng việc tiền có về đúng ngày bạn đã hứa hay không. Các thầu phụ giỏi âm thầm xếp hạng nhà thầu chính của họ chính xác theo tiêu chí này, và những người trả tiền nhanh sẽ nhận được cuộc gọi lại vào những mùa bận rộn.
- Khoản giữ lại (holdback) nếu bạn áp dụng. Một số nhà thầu chính giữ lại một tỷ lệ phần trăm nhỏ trong thời gian ngắn để phòng lỗi công việc; một số khu vực pháp lý cũng có quy định giữ lại theo luật định áp dụng cho thanh toán xây dựng bất kể hai bên thỏa thuận gì, nên hãy nắm rõ quy định của mình. Nếu bạn giữ lại bất cứ khoản nào, hợp đồng phải nêu rõ bao nhiêu, vì sao, và chính xác điều gì sẽ giải phóng nó. Một khoản giữ lại bất ngờ phát hiện vào ngày trả lương phá hủy niềm tin nhanh hơn gần như bất cứ điều gì khác trong trang giấy này.
Lịch trình: ngày tháng, sự phụ thuộc, và cái giá của việc trễ hẹn
Thầu phụ được xếp vào một chuỗi công việc, nghĩa là ngày tháng của họ mang tính then chốt: thứ Năm của thợ ốp gạch là thứ Sáu của thợ ống nước. Vì vậy hợp đồng nêu rõ ngày bắt đầu, thời lượng dự kiến, và quan trọng nhất, sự phụ thuộc theo cả hai chiều: những gì cần sẵn sàng để họ bắt đầu (quyền tiếp cận công trường, tình trạng lớp nền, vật liệu tại chỗ, điện và nước), và họ đang làm chậm ai nếu họ trễ hẹn.
Sau đó thêm câu nói trung thực mà hầu hết các thỏa thuận bắt tay bỏ sót: chuyện gì xảy ra khi ngày tháng thay đổi. Việc bạn trễ hẹn đẩy lùi ngày bắt đầu của họ; họ vẫn nợ bạn quyền ưu tiên, hay bạn phải xếp cuối hàng chờ của họ? Việc họ trễ hẹn làm đình trệ công việc của bạn; có điểm nào bạn có thể thuê người khác mà không phá vỡ mối quan hệ? Ở quy mô nhỏ bạn không cần điều khoản phạt; bạn cần những kỳ vọng được nói rõ ra và ghi lại, vì trễ hẹn lịch trình là nguồn ma sát phổ biến nhất với thầu phụ, và gần như không bao giờ là lỗi của riêng ai. Thời tiết, các đợt kiểm định và nhà cung cấp gây ra phần lớn chuyện này. Hợp đồng không thể ngăn được sự trễ hẹn; nó ngăn sự trễ hẹn biến thành cuộc cãi vã.
Bạn nên thu thập bằng chứng bảo hiểm gì trước ngày đầu tiên?
Đây là phần các nhà thầu nhỏ bỏ qua nhiều nhất, và nó mang theo rủi ro thảm khốc nhất về lâu dài. Nếu một thầu phụ không có bảo hiểm bị thương trên công trường của bạn, hoặc thiêu rụi nhà của khách hàng, trách nhiệm sẽ leo ngược lên bạn. Ở phần lớn Canada, nếu một thầu phụ không đăng ký với ủy ban bồi thường tai nạn lao động của tỉnh bang (WCB/WSIB/WorkSafe, tên gọi khác nhau tùy nơi), bạn có thể bị coi là người sử dụng lao động của họ đối với phí bảo hiểm và khiếu nại; các tiểu bang Mỹ có phiên bản riêng của cùng cái bẫy này, và chi tiết khác nhau tùy khu vực pháp lý, nên hãy kiểm tra quy định của mình.
Vì vậy hợp đồng yêu cầu, và bạn thực sự thu thập, trước ngày đầu tiên:
- Bằng chứng bảo hiểm trách nhiệm, với giấy chứng nhận nêu rõ phạm vi bảo hiểm thực tế và ngày hiệu lực, chứ không phải một câu nói miệng "yên tâm, tôi có bảo hiểm."
- Đăng ký hoặc giấy xác nhận bồi thường tai nạn lao động, dưới bất kỳ hình thức nào tỉnh bang hoặc tiểu bang của bạn cấp. Thư xác nhận thường miễn phí và chỉ mất vài phút để xin; một thầu phụ né tránh cung cấp nó đang cho bạn biết điều gì đó.
- Số giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề cho các ngành nghề cần giấy phép, cùng ai là người xin giấy phép xây dựng. Đặc biệt với điện và gas: công việc thuộc ngành nghề có giấy phép mà không xin phép xây dựng có thể làm mất hiệu lực bảo hiểm nhà của khách hàng, và tên bạn nằm trên hợp đồng với khách hàng.
Hãy lưu trữ tài liệu cùng hồ sơ công việc, ghi chú ngày hết hạn, và kiểm tra lại hàng năm với những thầu phụ làm việc lặp lại. Chín mươi giây làm giấy tờ đổi lấy một rủi ro được đo bằng con số sáu chữ số.
Thay đổi: cùng kỷ luật bạn áp dụng với khách hàng, hướng xuôi dòng
Bạn đã biết đến việc phát sinh phạm vi công việc từ phía khách hàng. Mối quan hệ với thầu phụ có phiên bản riêng của nó, chạy theo cả hai chiều. Khách hàng thêm một phòng tắm thứ hai; bạn chuyển thông tin cho thợ ốp gạch với câu "nhân tiện anh đang ở đây, làm luôn cả…" và giờ giá cố định âm thầm trở nên sai lệch. Hoặc thầu phụ phát hiện lớp nền tệ hơn ai cũng nghĩ, tự làm thêm phần chuẩn bị mà không nói một lời, rồi cộng nó vào hóa đơn như một bất ngờ.
Hợp đồng khắc phục cả hai bằng một nguyên tắc: không thay đổi phạm vi, giá cả hoặc lịch trình nếu không có thỏa thuận bằng văn bản trước khi công việc thay đổi diễn ra. Một chuỗi tin nhắn đạt tiêu chuẩn đó ở quy mô nhỏ: "Phòng tắm thứ hai, cùng thông số kỹ thuật, thêm 2.100 đô la, thêm hai ngày" và một câu trả lời "đồng ý" là một hồ sơ thay đổi hoàn toàn tốt. Điều không phải là hồ sơ thay đổi là một cuộc trò chuyện trong cầu thang, được hai người bận rộn nhớ khác nhau ba tuần sau đó.
Nguyên tắc đối xứng bảo vệ thầu phụ, và việc nói ra điều này xây dựng niềm tin: nếu công trường chưa sẵn sàng, nếu thợ nghề khác làm hỏng công việc của họ, nếu bạn thay đổi kế hoạch, thì ghi chú bằng văn bản đó cũng là sự bảo vệ giá cho họ. Những thầu phụ hiểu rằng giấy tờ của bạn bảo vệ cả hai chiều sẽ thôi phản đối nó.
Khoản trừ tiền do lỗi và lỗi công việc: cuộc trò chuyện khó chịu nhất, tháo ngòi từ trước
Khoản trừ tiền do lỗi là việc bạn khấu trừ tiền từ hóa đơn của một thầu phụ để bù cho điều gì đó họ gây ra: bồn tắm bị sứt mẻ, việc dọn dẹp bị bỏ qua, phần sửa mà thợ nghề khác phải làm thay sau họ. Nếu bất ngờ tung ra vào ngày trả lương, đó là cách nhanh nhất để biến một thầu phụ giỏi thành kẻ thù mang theo lời than phiền qua tin nhắn.
Vì vậy hợp đồng xử lý việc này trước khi nó xảy ra, trong ba câu: lỗi công việc được nêu bằng văn bản khi phát hiện, kèm ảnh chụp. Thầu phụ có quyền ưu tiên sửa lại công việc của chính họ trong một khung thời gian đã nêu; không ai sửa nó sau lưng họ với chi phí bị đội giá. Chỉ khi họ từ chối hoặc không làm được, chi phí mới bị trừ khỏi hóa đơn của họ, theo số tiền thực tế đã ghi chép, thống nhất trước khi khấu trừ.
Cấu trúc đó đủ công bằng để các thầu phụ giỏi sẵn lòng ký, và đó là sự khác biệt giữa "chúng tôi có một lỗi công việc, họ sửa xong vào thứ Ba" và một mối quan hệ bị đốt cháy.
Biến việc ghi chép lại thành con đường dễ dàng
Không điều gì ở trên sống sót qua một mùa bận rộn nếu việc soạn hợp đồng mất cả một buổi tối. Toàn bộ hệ thống đứng vững nhờ việc phát hành tờ giấy một trang còn nhanh hơn cả thời gian bạn kịp hối tiếc vì một cái bắt tay. Hãy giữ sẵn một mẫu đã lưu, nơi sáu phần là văn bản chuẩn; bạn chỉ điền phạm vi công việc, giá cả, ngày tháng và tài liệu trong mười phút, gửi đi, và lấy chữ ký trước khi đôi giày đầu tiên chạm đất công trường.
Các thầu phụ của bạn sống trong một danh bạ mà bạn xây dựng một lần. Hợp đồng trong Zeus được lắp ráp từ danh mục dòng phạm vi công việc gợi ý và điều khoản chuẩn theo từng ngành nghề, bao gồm ốp gạch, thạch cao, điện và mười ngành nghề khác. Nhờ vậy phần phạm vi công việc bắt đầu như một danh sách bạn đánh dấu và cắt gọn, chứ không phải một trang giấy trắng. Đơn giá, lịch trình và điều khoản được điền vào, và hợp đồng nằm ngay trong công việc, bên cạnh những bản vẽ mà nó tham chiếu. Có hai khoảng trống trung thực để bạn lên kế hoạch: danh sách bao gồm đã được điền sẵn cho bạn nhưng phần loại trừ là do bạn tự viết, và hợp đồng thầu phụ không thể ký điện tử trong ứng dụng, nên bạn gửi hoặc in nó ra để lấy chữ ký giống như bất kỳ trang giấy một trang nào khác. Phiên bản mười phút vẫn là phiên bản bạn thực sự sẽ làm vào lúc 8 giờ tối Chủ nhật, và phiên bản bạn thực sự làm mới là phiên bản duy nhất từng ngăn chặn được điều gì.
Hợp đồng một trang sẽ không biến một thầu phụ tồi thành tốt. Điều nó làm là giúp những thầu phụ tốt luôn tốt, bằng cách đảm bảo hai bên luôn tranh luận với văn bản thay vì tranh luận với nhau.
Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu một thầu phụ làm việc lâu năm ký hợp đồng có xúc phạm họ không?
Hãy trình bày đó là sự bảo vệ cho cả hai bên, vì thực sự đúng là vậy: giá của họ được cố định, điều khoản thanh toán của họ được ghi rõ, khoản trừ tiền do lỗi không thể bị tung ra bất ngờ, và các thay đổi của họ được trả tiền. "Tôi đang đưa mọi thứ lên giấy với tất cả mọi người, nó bảo vệ hóa đơn của anh cũng như công việc của tôi" hiệu quả tốt với những người chuyên nghiệp. Một thầu phụ nghe xong điều đó mà vẫn thấy bị xúc phạm vì một trang giấy thì đang cho bạn thấy trước một tranh chấp tương lai sẽ diễn ra như thế nào.
Một trang giấy có chữ ký thực sự có hiệu lực pháp lý không?
Một thỏa thuận bằng văn bản, có chữ ký, với điều khoản rõ ràng là bằng chứng cho những gì đã thỏa thuận, chính xác là điều mà một cái bắt tay thiếu, và trước tòa án khiếu nại nhỏ thì đó thường là điều quan trọng nhất. Chi tiết về hiệu lực pháp lý chính thức khác nhau tùy khu vực pháp lý, và đó là lý do việc nhờ một luật sư xây dựng địa phương xem qua mẫu của bạn một lần là đáng đồng tiền. Nhưng điểm sâu xa hơn: nhiệm vụ chính của tài liệu là ngăn tranh chấp, không phải để thắng nó. Hầu hết các cuộc tranh cãi kết thúc ở câu "hãy xem lại những gì chúng ta đã ký."
Còn thầu phụ nói "tôi không làm giấy tờ" thì sao?
Đề nghị làm tất cả thay họ: bạn viết, họ chỉ đọc hai trang và ký. Việc một người ngại ký một tài liệu công bằng mà phần lớn là để bảo vệ chính họ là dấu hiệu cảnh báo rất đáng tin, và biết được điều đó trước khi họ bắt đầu vẫn hơn là biết sau. Những thầu phụ bạn muốn có mối quan hệ lâu dài nhất gần như luôn thoải mái với giấy tờ.
Tôi có cần điều này cho một công việc thầu phụ nửa ngày không?
Thu gọn lại, nhưng đừng bỏ hẳn. Một tin nhắn nêu rõ phạm vi công việc, giá cả, ngày tháng và "gửi cho tôi giấy xác nhận WCB và chứng nhận bảo hiểm của anh" rồi nhận lại một câu "được" là phiên bản thu nhỏ của mọi thứ trong bài viết này, và chỉ mất ba phút. Việc kiểm tra bảo hiểm và bồi thường tai nạn lao động là phần không bao giờ nên bỏ qua ở bất kỳ quy mô nào, vì những rủi ro thảm khốc không quan tâm công việc đó nhỏ đến đâu.
ZEUS