Tuần thứ hai của tháng Hai, và bạn đã ba lần mở điện thoại ra xem trước bữa trưa, vào một ngày lịch trống trơn, chỉ để chắc là nó vẫn còn sóng. Sóng vẫn đầy. Nó chỉ không đổ chuông thôi.
Nếu bạn làm nghề ngoài trời ở phần lớn Canada hay miền bắc nước Mỹ, đây không phải khủng hoảng. Đây là một mùa: đúng cái mùa năm ngoái cũng đến vào khoảng tuần này, và năm sau sẽ lại đến đúng hẹn. Đó chính là ý của bài này. Mùa ế việc là biến cố tài chính dễ đoán nhất trong cả doanh nghiệp của bạn, vậy mà hầu hết nhà thầu lại lo cho nó như lo cho một chuyện bất ngờ. Người ngồi lo suốt tháng Hai và người dùng tháng Hai để mài giũa việc làm ăn khác nhau ở những quyết định từ hồi tháng Bảy, chứ không phải ở may mắn hay chịu khó.
Tính quỹ dự phòng như người trưởng thành, ngay trong mùa cao điểm
Quỹ dự phòng cho mùa ế việc không phải cái mong muốn mơ hồ kiểu "để dành nhiều hơn". Nó là một con số, và bạn tính ra trong hai mươi phút:
- Đếm trung thực xem có mấy tháng ế. Xem lại doanh thu năm ngoái theo từng tháng. Với hầu hết nghề ngoài trời là hai đến bốn tháng chỉ bằng một phần nhỏ lúc cao điểm: chẳng hạn tháng Mười Hai đến tháng Ba chỉ được 30% mức bình thường.
- Cộng hết các chi phí cố định không chịu dừng. Bảo hiểm, trả góp xe tải, điện thoại, phần mềm, kho bãi, gia hạn giấy phép, và mọi khoản lương bạn định trả tiếp. Cộng cả khoản ai cũng quên: lương của chính bạn. Nhà bạn có nghỉ theo mùa đâu.
- Trừ đi doanh thu mùa ế thực tế. Đừng để bằng không, trừ khi đúng là bằng không: lấy con số việc mùa đông năm ngoái thực sự mang về.
- Khoản chênh, nhân với số tháng, chính là quỹ dự phòng.
Một ví dụ cụ thể: chi phí cố định cộng lương chủ thầu là 9.000 đô la một tháng; doanh thu mùa đông xưa nay bù được 4.000 đô la trong đó. Vậy chênh 5.000 đô la mỗi tháng, nhân với chẳng hạn bốn tháng ế. Ra quỹ dự phòng 20.000 đô la, gây dựng trong tám tháng bận rộn, tức là mỗi tháng để riêng 2.500 đô la từ doanh thu mùa cao điểm.
Chính cách nói cuối cùng đó mới quan trọng. Cục 20.000 đô la nghe như quả núi vào tháng Hai; 2.500 đô la mỗi tháng thì chỉ là một dòng chi vào tháng Sáu, vì đúng là vậy. Nhà thầu qua mùa đông êm ru không phải vì họ giàu hơn. Họ định giá mùa cao điểm với ý thức rằng nó phải nuôi đủ mười hai tháng, rồi chuyển tiền hằng tuần ngay khi tiền còn đang chảy về, sang một tài khoản mà tháng Tám họ không đụng tới.
Nếu phép tính cho thấy mùa cao điểm không nuôi nổi mùa ế, bạn vừa học được thứ quan trọng hơn mọi mẹo tiết kiệm. Giá của bạn đang tính theo tám tháng chi phí, trong khi bạn phải sống mười hai tháng. Chỗ để sửa là báo giá kế tiếp, chứ không phải mùa đông tới.
Công cụ tính mục tiêu doanh thu biến một mục tiêu cả năm thành số công việc và báo giá mỗi tuần.
Bạn có thể làm việc gì vào mùa thấp điểm?
Đòn bẩy thứ hai là thu hẹp chính khoản chênh đó: những việc có sẵn đúng lúc nghề chính của bạn hết việc. Các lựa chọn tốt nhất đều có chung hai điểm. Chúng dùng đúng tay nghề và dụng cụ bạn đã có, và nhu cầu của chúng lên cao đúng vào mùa thấp điểm của bạn:
Nghề ngoài trời thường chuyển vào trong nhà: thợ cảnh quan đi dọn tuyết, thợ làm sàn gỗ ngoài trời chuyển sang hoàn thiện tầng hầm, thợ sơn chuyển vào sơn nội thất, nơi nhu cầu mùa đông thực ra vẫn đều, vì ai cũng ru rú trong nhà và ngày nào cũng nhìn vào mấy bức tường đó. Việc dịch vụ và sửa chữa thường sống dai hơn việc lắp đặt, vì lắp đặt thì theo mùa còn đồ hỏng thì không. Nên mùa đông là lúc các cuộc gọi dịch vụ, sửa vặt và việc sửa chữa nhà cửa có thể thành nguồn thu chính, chứ không chỉ để lấp chỗ trống. Bảo trì ngoài mùa cho chính khách cũ của bạn — bảo dưỡng thiết bị, kiểm tra máng xối và mái sau bão, đóng và mở lại hệ thống theo mùa — thì bán cho những người vốn đã tin bạn rồi. Và nhận việc cho nhà thầu khác cũng đáng theo đuổi: thợ cải tạo nội thất mùa đông rất bận, luôn hút thêm thầu phụ giỏi, mà hai ba mối quan hệ với nhà thầu chính có khi đáng giá bằng cả ngân sách quảng cáo vào tháng Hai.
Hai điều phải nói thật. Thứ nhất, một dịch vụ mùa đông đến tháng Mười Một mới tung ra thì chỉ là lời đồn, chưa phải một dịch vụ. Khách chốt hợp đồng dọn tuyết từ tháng Chín và dự án nội thất từ tháng Mười, nên dịch vụ mùa đông phải chào từ cuối mùa bận, đúng lúc bạn ngại chào hàng nhất. Thứ hai, đừng bước qua giới hạn giấy phép và bảo hiểm của mình. Một việc mùa đông nằm ngoài phạm vi bảo hiểm hay hạng giấy phép có thể biến mùa ế thành một năm tồi tệ thật sự.
Đặt lịch cho công việc mùa sau ngay bây giờ
Nước cờ ít ai dùng nhất trong cả cẩm nang này: thời điểm tốt nhất để lấp đầy mùa đông sang năm là lúc bạn còn đang đứng trước mặt khách vào mùa hè này.
Việc nào làm xong cũng là một khách bảo trì tương lai, miễn là bạn chịu mở miệng hỏi. Sàn gỗ bạn làm hồi tháng Sáu rồi sẽ cần phủ lại; lò sưởi bạn bảo dưỡng rồi sẽ cần bảo dưỡng nữa; máng xối bạn dọn rồi sẽ đầy lại đúng hẹn. Khoảnh khắc khách tin bạn nhất — lúc cùng đi kiểm tra công việc đã xong — chính là lúc họ gật đầu với câu "mùa thu tôi quay lại lo cho nó trước mùa đông nhé?"
"Lớp phủ này dùng tốt trong hai mùa, sau đó cần một lớp bảo dưỡng nếu không thời tiết sẽ thấm vào ván. Tôi làm việc này vào mùa giao thời khi có thể giữ giá thấp cho anh chị. Muốn tôi ghi tên anh chị vào danh sách cho tháng Mười tới không? Tôi sẽ xác nhận ngày vào tháng Chín."
Câu đó không tốn một xu, mà chốt được việc nhiều đến mức bất ngờ, và mỗi lần khách gật là một viên gạch lót nền cho mùa đông tới. Hai mươi lượt bảo trì, mỗi lượt 400–700 đô la, là doanh thu thật, về đúng lúc chẳng còn gì khác về, từ những khách bạn không phải giành lại lần nữa.
Hãy đặt lịch cho lần ghé sau ngay khi còn đứng ở lối vào nhà khách, để nó vào lịch gắn thẳng với công việc đó. Vậy là tháng Bảy chưa hết, tháng Mười đã có việc nằm sẵn trong lịch, thay vì trông chờ bạn nhớ lại bốn mươi cuộc nói chuyện ở lối vào nhà. Chẳng có gì tự chạy theo thay bạn: không lời nhắc tự động nào được gửi đi, và khách vẫn nghe tiếng bạn chứ không phải tiếng một ứng dụng. Nhưng đến tháng Mười thì tuần đó đã có việc sẵn. Bảo trì đặt trước là thứ gần với doanh thu định kỳ nhất mà nghề theo mùa có được; hãy coi trọng nó đúng như vậy.
Bạn nên làm gì trong những tháng im ắng?
Một mùa ế có quỹ dự phòng thật đỡ lưng thì không còn là thời gian chết. Nó thành quãng duy nhất trong năm bạn được lo cho chính doanh nghiệp mà không có khách nào ngồi chờ. Danh sách đáng làm nhất, xếp đại khái theo mức đáng đồng tiền:
Rà lại giá. Lôi toàn bộ công việc trong năm ra, xem việc nào thật sự có lãi khi tính đủ giờ công và vật liệu. Gần như nhà thầu nào làm chuyện này cũng tìm ra một hạng mục âm thầm lỗ và một hạng mục âm thầm bù cho nó. Định giá lại, hoặc bỏ hẳn, trước khi mùa bận khóa bạn vào đúng cơ cấu việc đó thêm một năm nữa. Chỉ một buổi chiều thôi mà thường đáng giá hơn cả một tháng làm dịch vụ mùa đông.
Bảo dưỡng dụng cụ và máy móc. Mỗi cái máy được bảo dưỡng trong tháng Hai là một lần hỏng không xảy ra vào tháng Sáu, lúc mà nghỉ một ngày là mất cả ngày doanh thu lẫn sự kiên nhẫn của khách. Lưỡi cắt, dây điện, cân chỉnh, và cả chiếc xe tải. Hãy xếp lịch cho nó như một công việc thật, vì nó đúng là một công việc.
Học nghề và lấy chứng chỉ. Chứng chỉ hành nghề, khóa học của nhà sản xuất, cái giấy phép nâng hạng bạn cứ khất mãi. Mùa đông là lúc một khóa ba ngày chỉ tốn ba ngày rảnh, thay vì ba ngày đã có việc. Một tay nghề mới có thể mở ra cả một mảng việc đáng giá bằng cả mùa đông.
Gọi lại một lượt. Lật lại các báo giá cả năm chưa chốt và những khách bạn đã làm xong. Một tin nhắn ngắn hỏi thăm, nhắc là mùa xuân bạn còn lịch trống, không tốn gì mà đều đặn khơi ra vài việc cho mùa giao thời, từ những người vẫn định gọi mà chưa gọi.
Nghỉ ngơi, một cách có chủ đích. Bước vào tháng Tư mà đã mệt sẵn thì bạn sẽ định giá kém, xếp lịch tệ hơn, và đến tháng Tám thì cáu gắt với khách. Một phần quỹ dự phòng là để mua lại sức. Đó không phải lười; đó là bảo dưỡng cho tài sản duy nhất không thay thế được của doanh nghiệp.
Cái bẫy cần tránh là để trôi: một mùa đông không có kế hoạch sẽ thành mười hai tuần ngồi mở điện thoại ra xem. Hãy viết danh sách việc ngoài mùa từ mùa thu, ghim ngày tháng cụ thể vào đó, và tháng Hai vẫn sẽ có lịch, chỉ là một kiểu lịch khác.
Sự thay đổi tư duy khiến điều này bền vững
Tất cả những điều trên gói vào một câu: hãy thôi chạy một doanh nghiệp tám tháng có gắn kèm bốn tháng khẩn cấp, và bắt đầu chạy một doanh nghiệp mười hai tháng, trong đó có bốn tháng trông khác đi.
Câu đó đổi những quyết định rất thật. Giá của bạn phải gánh chi phí cả năm, không phải chi phí theo mùa. Lịch mùa bận phải chừa mấy tuần giao thời cuối cho các lượt bảo trì đã đặt, thay vì nhồi thêm một đợt lắp đặt sát ngày trời trở lạnh. Việc chào hàng chạy từ tháng Chín cho việc mùa đông, chứ không phải đến tháng Một mới cuống lên. Và tháng Hai của bạn có sẵn danh sách việc, do bạn-của-tháng-Bảy viết — người hiểu mùa đông rõ hơn bạn-của-tháng-Hai nhiều.
Điện thoại im lặng không còn là lời phán về doanh nghiệp của bạn nữa. Nó chỉ là mùa đang làm cái việc của mùa, còn công việc làm ăn thì lần này vẫn chạy.
Zeus phù hợp ở đâu
Mọi con số trong phép tính quỹ dự phòng đều bước ra từ năm ngoái: doanh thu theo từng tháng, những chi phí cố định không hề tạm dừng, và số tiền mà công việc mùa đông thực sự mang lại. Nằm trong một cái hộp giày, tháng Hai bị lên kế hoạch bằng trí nhớ vào tháng Bảy, và đó là cách một quỹ dự phòng biến thành một điều ước.
Hóa đơn và các khoản thanh toán được ghi nhận ngay khi chúng diễn ra sẽ cho bạn các tháng theo đúng thứ tự, nên việc đếm những tháng vắng khách là một lượt cuộn chứ không phải một cuộc dựng lại. Bảo hiểm, khoản trả góp xe tải, cái điện thoại và tiền kho bãi đi vào Chi phí doanh nghiệp, và điều đó đặt nửa chi phí cố định của phép tính lên một màn hình duy nhất thay vì bốn bản sao kê. Lần ghé quay lại mà bạn bán được ngay ngoài lối vào nhà đi thẳng lên lịch làm việc gắn với khách hàng đó, có ngày tháng, nên tháng Mười đã được đặt kín trước khi tháng Bảy kết thúc. Và vì chi phí rơi vào đúng công việc đã gây ra chúng, đợt rà soát giá mà bạn tự hứa sẽ làm vào tháng Hai là một báo cáo bạn đọc chứ không phải một đống giấy bạn ngồi phân loại. Trải công việc mùa đông ra trên những tuần bạn có chính là bảng trong ngày.
Phần còn lại của các tính năng đáng đọc trong một tuần vắng việc. Báo giá và xuất hóa đơn không tốn gì để bắt đầu, còn các quy mô lớn hơn bổ sung thêm gì thì nằm trên trang giá. Hãy tải về trong lúc điện thoại chưa đổ chuông.
Tuần thứ hai của tháng Hai là một tuần tốt để bớt nhìn điện thoại lại và đọc cả năm vừa qua. Sóng chưa bao giờ là vấn đề. Kế hoạch được lập từ tháng Bảy, và tháng Bảy cần đúng những con số mà tháng Hai đang phải sống nhờ vào.
Câu hỏi thường gặp
Quỹ dự phòng mùa ế việc của tôi nên lớn cỡ nào?
Đủ lớn để bù khoản chênh giữa chi phí cố định của bạn (kể cả lương của chính bạn) và doanh thu mùa ế thực tế, cho từng tháng vắng việc, cộng thêm một khoản dư nhỏ phòng khi mùa kéo dài hơn dự tính. Với nhiều thợ ngoài trời làm một mình, con số này rơi vào khoảng 10.000 đến 25.000 đô la. Hãy tính con số của riêng bạn từ số liệu từng tháng năm ngoái, đừng bê nguyên con số tròn của ai đó. Còn nếu lợi nhuận mùa bận không đủ để gây quỹ này, thì đó là chuông báo về giá, không phải chuyện bạn tiết kiệm kém.
Tôi có nên cho người phụ việc nghỉ mùa đông hay tiếp tục trả lương?
Hãy tính cả hai con số cho trung thực. Giữ một người phụ việc giỏi qua mùa vắng thì tốn tiền thật; để họ về tay đối thủ rồi mùa xuân lại tuyển và đào tạo người mới cũng tốn tiền thật, và thường tốn hơn chủ thầu vẫn tưởng. Đường ở giữa thường là đường thắng: thỏa thuận trước là mùa đông giảm giờ, kiếm mảng việc mùa đông để họ vẫn có phần việc tính được tiền, hoặc cho nghỉ theo mùa dứt khoát với ngày quay lại mùa xuân chắc chắn và nói rõ ràng với nhau. Cách hỏng là để đến tháng Mười Hai rồi quyết theo kiểu tới đâu hay tới đó.
Giảm giá vào mùa đông để thu hút việc có đáng không?
Giảm giá có mục tiêu và nói rõ lý do thì có thể hiệu quả: "đặt việc nội thất trong tháng Một, giảm 10%" kéo được nhu cầu thật vào tháng ế và thẳng thắn về lý do. Cái phản tác dụng là âm thầm hạ giá chuẩn của bạn vì lo. Những khách đó sẽ nhớ mãi mức giá lúc bí, kể lại với bạn bè cũng mức giá lúc bí đó, rồi tháng Sáu vẫn đòi đúng giá ấy. Hãy giảm giá cho cái mùa, đừng bao giờ hạ giá cái nghề.
Nghề của tôi hầu như không chậm lại. Điều này có áp dụng không?
Cách tính quỹ dự phòng áp dụng cho mọi kiểu biến động của bạn: một đợt tụt nhu cầu, một quãng thời tiết xấu, một lần hỏng máy, một quý khách trả chậm. Nhà thầu làm nghề đều việc thường lại để dành ít nhất, đúng vì không có mùa nào ép họ thành thói quen — nên một tháng vắng việc bất ngờ giáng xuống càng mạnh. Hai tháng chi phí cố định để dành là mức sàn hợp lý cho mọi nghề, theo mùa hay không.
ZEUS