Năm đầu tiên có một hình dạng nhất định, và đáng để làm theo đúng thứ tự. Tháng một và tháng hai là phần vỏ pháp lý (đăng ký kinh doanh, bảo hiểm, đăng ký thuế, một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp) được xây dựng trước khi khách hàng yêu cầu, thay vì sau đó. Tháng hai đến tháng sáu là những khách hàng đầu tiên của bạn, rồi đến bài tập giá trị nhất trong năm: tính ra chi phí thời gian của bạn thực sự là bao nhiêu, bằng cách chia chi phí vận hành thực tế của bạn cho số giờ mà thực sự có người trả tiền. Tháng sáu đến tháng mười hai là lúc mọi thứ được quyết định, vì đó là khi công việc trở nên đều đặn, phần hành chính bắt đầu trượt dốc, và hóa đơn thuế cho ba quý đầu ập đến.
Thứ Hai đầu tiên bạn tự làm chủ yên tĩnh hơn bạn tưởng. Không người điều phối, không tổ trưởng, không lịch trình dán trên tường văn phòng công trường. Chỉ có bạn, một chiếc xe tải đầy dụng cụ bạn đã sở hữu sẵn, và nhận thức chậm rãi rằng mọi thứ xảy ra tiếp theo giờ đây là việc của bạn, kể cả những phần mà chưa ai từng dạy bạn.
Hầu hết doanh nghiệp thợ nghề không thất bại vì chủ doanh nghiệp kém tay nghề. Chúng thất bại vì chủ doanh nghiệp quá giỏi tay nghề đến mức coi mọi thứ khác chỉ là sự gián đoạn. Mười hai tháng đầu tiên là lúc kiểu mẫu đó hoặc hình thành hoặc không. Đây là những gì mỗi giai đoạn của năm thực sự dành cho.
Tháng 1–2: Bạn cần giấy tờ gì trước tiên?
Cám dỗ là bắt đầu làm việc ngay lập tức và "xử lý giấy tờ sau." Sau này lại xuất hiện dưới dạng một vấn đề: một khách hàng muốn hóa đơn từ một doanh nghiệp đã đăng ký, một công ty bảo hiểm hỏi bạn bắt đầu hoạt động từ khi nào, một năm tài chính bắt đầu trước khi sổ sách của bạn bắt đầu.
Danh sách nền tảng khá ngắn:
- Đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân (sole proprietorship) là lựa chọn nhanh, rẻ mặc định ở phần lớn Canada và Mỹ; thành lập công ty (incorporation) mang lại sự tách biệt trách nhiệm và một chút linh hoạt về thuế với cái giá là nhiều thủ tục hơn. Nhiều người làm một mình vận hành năm đầu tiên dưới dạng doanh nghiệp tư nhân rồi thành lập công ty khi doanh thu đủ lớn để hợp lý hóa việc đó. Hãy hỏi một kế toán viên xem điều gì phù hợp với con số của bạn, đừng hỏi một diễn đàn.
- Xin các giấy phép mà ngành nghề và khu vực của bạn yêu cầu. Điều này khác biệt rất lớn: một thợ điện ở Ontario và một thợ sửa chữa đa năng ở Texas đối mặt với những quy định hoàn toàn khác nhau. Cơ quan cấp phép của tỉnh bang hoặc tiểu bang của bạn công bố chính xác những gì bạn cần. Đừng đoán, và đừng làm việc ngoài phạm vi giấy phép của bạn; một lời khiếu nại có thể chấm dứt doanh nghiệp trước khi nó kịp bắt đầu.
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Ngay từ ngày đầu tiên, trước khoản gửi đầu tiên. Trộn lẫn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân trong một tài khoản là vết thương sổ sách phổ biến nhất, và nó không bao giờ lành. Bạn sẽ mất hàng giờ vào mùa thuế cố nhớ xem khoản 214 đô đó là tiền vật liệu hay tiền đi chợ.
- Đăng ký thuế bán hàng khi được yêu cầu. Hầu hết các quốc gia đặt ra một ngưỡng doanh thu mà trên đó việc đăng ký không còn là tùy chọn, và con số này khác nhau ở mỗi nơi, vì vậy hãy tra cứu con số hiện hành cho khu vực của bạn thay vì tin vào một quy tắc chung nghe được ở công trường. Ở Canada, đó là GST/HST một khi bạn vượt 30.000 đô doanh thu trong bốn quý liên tiếp, và nhiều nhà thầu đăng ký sớm hơn một cách tự nguyện để có thể yêu cầu tín dụng thuế đầu vào (input tax credit) cho dụng cụ và vật liệu. Ở Mỹ hoàn toàn không có thuế bán hàng cấp quốc gia: nó khác nhau theo từng tiểu bang, và việc công việc của bạn có bị đánh thuế hay không cũng thay đổi theo đó. Úc và New Zealand đều áp dụng GST với ngưỡng doanh thu đăng ký riêng, được công bố bởi ATO và Inland Revenue tương ứng. Dù bạn ở đâu, đây là một cuộc trò chuyện một giờ với kế toán viên giúp ngăn chặn một bất ngờ năm chữ số.
- Mua bảo hiểm. Bảo hiểm trách nhiệm chung trước công việc đầu tiên, không phải sau đó. Nhiều khách hàng thương mại và tổng thầu sẽ không cho bạn vào công trường nếu không có giấy chứng nhận bảo hiểm. (Bảo hiểm là một chủ đề riêng; nói ngắn gọn: bảo hiểm trách nhiệm ngay bây giờ, bảo hiểm dụng cụ và xe thương mại sớm sau đó.)
Không điều nào trong số này kiếm ra tiền cả. Nhưng tất cả đều bảo vệ số tiền bạn sắp kiếm được.
Tháng 2–4: Khách hàng đầu tiên, và cái bẫy giảm giá
Khách hàng đầu tiên của bạn phần lớn sẽ đến từ những người đã biết công việc của bạn: khách hàng cũ từ chỗ làm trước đây theo bạn (kiểm tra điều khoản lao động cũ trước), bạn bè của bạn bè, người hàng xóm từng thấy bạn tự lát lại hiên nhà mình. Điều đó bình thường và ổn thôi. Marketing trong năm đầu tiên chủ yếu là xuất hiện đều đặn, làm việc sạch sẽ, và nhờ những khách hàng hài lòng kể cho ai đó nghe.
Cái bẫy trong giai đoạn này là mua công việc bằng cách giảm giá. Nó có vẻ hợp lý: bạn cần đơn hàng, lịch của bạn trống, và 60 đô một giờ vẫn tốt hơn bằng không. Nhưng những khách hàng bạn có được nhờ mức giá tuyệt vọng sẽ kỳ vọng mức giá đó mãi mãi, và họ giới thiệu bạn cho những người cũng kỳ vọng như vậy. Bạn không đang xây dựng danh sách khách hàng; bạn đang xây dựng danh sách giảm giá.
Có một ngoại lệ đáng để làm một cách có chủ đích: một công việc đầu tiên thực sự mang tính chiến lược (một dự án dễ thấy trong khu vực bạn muốn thâm nhập, một tổng thầu bạn muốn xây dựng mối quan hệ) được định giá hơi thấp một chút, một lần duy nhất, với đôi mắt mở to. Đó là chi phí marketing. Mười một công việc định giá vì sợ hãi là một mô hình kinh doanh, và là một mô hình tồi.
Khi một khách hàng tiềm năng ép giá vào tháng thứ ba, câu trả lời nên nghe như thế này:
"Đó là giá cho công việc theo đúng phạm vi chúng ta đã thống nhất. Nếu ngân sách cố định, tôi có thể xem xét cắt giảm phạm vi. Chúng ta có thể tạm hoãn phần tủ âm tường và làm vào mùa thu. Nhưng tôi không thể làm cùng công việc với giá thấp hơn."
Phạm vi công việc có thể thay đổi. Mức giá thì không. Hãy học nói điều đó vào tháng thứ ba và bạn vẫn sẽ tin nó vào năm thứ năm.
Tháng 4–6: Một giờ thời gian của bạn thực sự tốn bao nhiêu?
Đến lúc này, bạn đã có đủ công việc phía sau để thực hiện bài tập giá trị nhất của năm đầu tiên: tính ra thời gian của bạn thực sự tốn bao nhiêu.
Lấy sổ sách một tháng và cộng mọi thứ không phải lương: bảo hiểm, xăng, điện thoại, thay thế dụng cụ, phí giấy phép, kế toán, phần mềm bạn dùng, khoản trả góp xe tải. Chia cho số giờ bạn thực sự tính hóa đơn, tức là số giờ có ai đó trả tiền, chứ không phải số giờ bạn làm việc. Hầu hết nhà thầu mới phát hiện ra hai điều cùng lúc: chi phí vận hành trên mỗi giờ tính hóa đơn của họ cao gấp hai hoặc ba lần so với họ tưởng, và số giờ tính hóa đơn của họ ít hơn nhiều so với số giờ làm việc, vì báo giá, lái xe và đi lấy vật liệu ngốn mất một phần ba tuần làm việc.
Nếu bạn làm việc 50 giờ một tuần nhưng chỉ tính hóa đơn 28 giờ, và chi phí vận hành của bạn là 2.600 đô một tháng, thì khoảng 22 đô của mỗi giờ tính hóa đơn đã được "đặt trước" trước khi bạn kiếm được một đồng nào. Định giá như một nhân viên ("tôi từng kiếm 42 đô một giờ ở công việc cũ, nên 55 đô nghe có vẻ hào phóng rồi") và bạn đang âm thầm kiếm ít hơn trước đây mà không có rủi ro nào giảm đi.
Đây cũng là tháng để viết ra một bảng giá và ngừng định giá mỗi công việc từ đầu theo cảm tính. Cảm tính trôi dần xuống dưới áp lực. Một mức giá đã viết ra thì không.
Tháng 6–9: Những thói quen hành chính quyết định năm thứ hai
Khoảng tháng thứ sáu, công việc trở nên đều đặn và phần hành chính bắt đầu trượt dốc. Đây là bản lề của cả năm. Những nhà thầu bước vào năm thứ hai một cách thoải mái không phải là những người có công việc tốt nhất. Họ là những người đã xây dựng bốn thói quen nhàm chán trước khi mùa bận rộn khiến việc xây dựng thói quen trở nên bất khả thi:
Xuất hóa đơn ngay ngày công việc hoàn thành, không phải thứ Sáu, không phải "khi nào rảnh." Mỗi ngày trôi qua giữa lúc hoàn thành và lúc xuất hóa đơn đang nói với khách hàng rằng việc này không khẩn cấp, và đẩy lùi ngày bạn thực sự được trả tiền. Một hóa đơn xuất ngay trong ngày từ điện thoại của bạn ngay tại lối vào nhà chỉ mất bốn phút. Lưu lại mọi biên nhận ngay khi nhận được: một tấm ảnh chụp tại quầy thu ngân tốt hơn một hộp giấy tờ vào tháng Mười Một. Mỗi biên nhận bị mất là một khoản chi phí được khấu trừ mà bạn đã đóng thuế cho nó mà không cần thiết, hoặc, nếu bạn đã đăng ký GST hay VAT, là một khoản tín dụng thuế đầu vào bạn tự nguyện trả lại cho chính phủ. Theo dõi mọi báo giá, vì một báo giá bạn không bao giờ theo sát là một lần tung đồng xu bạn đã trả tiền để tham gia. Hai lần nhắc nhở, một vào ngày thứ ba và một vào ngày thứ mười, sẽ giúp bạn thắng những đơn hàng bạn tưởng đã âm thầm mất, bởi một nửa thời gian khách hàng chỉ đơn giản là bận. Và hãy ghi lại những gì đã xảy ra tại công trường. Một nhật ký công việc hai dòng (những gì đã làm, những gì đã nói, những gì đã thay đổi) cảm giác vô nghĩa cho đến ngày khách hàng nhớ một cuộc trò chuyện khác đi, và khi đó nó là thứ giá trị nhất bạn sở hữu.
Không thói quen nào trong số này tốn mười phút cả. Nhưng tất cả đều là những thứ đầu tiên bị bỏ rơi khi bạn mệt mỏi, đó là lý do chúng phải là thói quen chứ không phải ý định.
Tháng 9–12: Thuế, con số, và quyết định năm thứ hai
Quý cuối cùng của năm đầu tiên là khi hóa đơn cho ba quý đầu ập đến. Theo đúng nghĩa đen, nếu bạn chưa dành riêng tiền thuế.
Nếu bạn đã dành 25–30% mỗi khoản thanh toán vào một tài khoản thuế riêng từ tháng đầu tiên, giai đoạn này bình yên. Nếu chưa, hãy bắt đầu ngay hôm nay với bất cứ khoản còn lại nào; một khoản dự trù đau đớn nhưng một phần vẫn tốt hơn một khoản không thể chi trả toàn bộ. Bất ngờ về thuế của người tự kinh doanh là trải nghiệm cận kề khủng hoảng phổ biến nhất của năm đầu tiên, và nó hoàn toàn là vấn đề dòng tiền: số tiền đến trông giống như của bạn, nhưng thực ra không phải vậy.
Sau đó, hãy ngồi xuống với các con số của năm và trả lời trung thực ba câu hỏi:
- Công việc nào thực sự có lãi? Không phải công việc nào cảm giác tốt. Mà là công việc nào, sau khi tính đúng số giờ và vật liệu thực tế, vượt qua mức giá mục tiêu của bạn. Hầu hết chủ doanh nghiệp phát hiện ra một mô hình: một loại công việc đang âm thầm bù đắp cho loại khác.
- Thời gian đã trôi đi đâu? Nếu một phần ba tuần của bạn là thời gian ngồi trên xe và đi lấy vật liệu, đó là điều đầu tiên cần sửa trong năm thứ hai: khu vực phục vụ chặt chẽ hơn, ít chuyến đi hơn, tập kết vật liệu tốt hơn.
- Kế hoạch là gì: lớn hơn hay tốt hơn? Năm thứ hai hoặc có nghĩa là công suất lớn hơn (một người phụ việc, những hợp đồng dài hơi hơn) hoặc biên lợi nhuận tốt hơn (tăng giá, bỏ những công việc thua lỗ). "Cả hai, một cách mơ hồ" là cách năm thứ hai trở thành bản lặp lại của năm thứ nhất.
Bắt đầu bằng một hệ thống, không phải một hộp giấy tờ
Một lựa chọn cấu trúc khiến mọi thói quen trên rẻ hơn: vận hành doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất ngay từ công việc đầu tiên, thay vì các bảng tính và thư viện ảnh mà bạn định "chuyển đổi khi mọi thứ ổn định." Mọi thứ chẳng bao giờ ổn định cả; việc chuyển đổi là công việc mà không ai từng lên lịch. Zeus được xây dựng chính xác cho khởi đầu này: báo giá, hóa đơn, thanh toán, biên nhận, ảnh công việc, và theo dõi thời gian trong một ứng dụng ưu tiên ngoại tuyến trên chính chiếc điện thoại bạn đã mang theo mình. Công việc số một và công việc số bốn trăm nằm trong cùng một nơi có thể tra cứu được. Bắt đầu ngăn nắp không tốn gì cả. Sắp xếp lại ở năm thứ ba tốn cả một mùa đông.
Những tháng nào của năm đầu tiên khó khăn nhất?
Hãy dự đoán rằng phần giữa sẽ là phần khó khăn nhất. Tháng một và tháng hai chạy bằng adrenaline; tháng mười một và mười hai chạy bằng đà. Tháng năm đến tháng chín chạy bằng kỷ luật, vì đó là lúc bạn đủ bận rộn để buông bỏ thói quen nhưng chưa đủ ổn định để chịu đựng việc buông bỏ đó.
Và hãy dự đoán rằng bạn sẽ hiểu sai về bản chất công việc. Bạn từng nghĩ mình khởi nghiệp để làm nghề. Thực ra bạn đang khởi nghiệp để điều hành một công ty nhỏ thực hiện nghề đó. Những chủ doanh nghiệp chấp nhận điều đó sớm là những người vẫn còn tự chọn ngày thứ Hai của mình vào năm thứ năm.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có nên thành lập công ty ngay hay bắt đầu với doanh nghiệp tư nhân?
Với hầu hết thợ nghề làm một mình, doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn mặc định hợp lý cho năm đầu: rẻ để bắt đầu, đơn giản để khai báo. Việc thành lập công ty chỉ đáng chi phí phát sinh khi có rủi ro trách nhiệm đáng kể hoặc đủ lợi nhuận để hưởng lợi từ việc giữ tiền trong công ty. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào doanh thu, tỉnh bang hoặc tiểu bang của bạn, và mức độ rủi ro. Một buổi tư vấn một giờ với kế toán viên trước khi đăng ký là lời khuyên rẻ nhất bạn từng mua.
Tôi nên tiết kiệm bao nhiêu tiền trước khi tự kinh doanh?
Đủ để trang trải ba tháng chi phí cá nhân cộng với chi phí khởi nghiệp (bảo hiểm, giấy phép, vốn lưu động vật liệu ban đầu) mà không cần một đồng doanh thu nào. Công việc đến chậm hơn sự lạc quan dự đoán, và khách hàng trả tiền chậm hơn cả tốc độ công việc đến. Bắt đầu với hai tuần dự trữ không khiến bạn dũng cảm hơn; nó chỉ khiến bạn dễ bị ép giá hơn.
Khi nào tôi nên đăng ký thuế bán hàng?
Hai câu hỏi riêng biệt, theo thứ tự. Trước tiên, khi nào nó trở thành bắt buộc? Hầu hết các quốc gia trả lời bằng một ngưỡng doanh thu, nên hãy tìm ngưỡng của bạn: ở Canada là 30.000 đô trong bốn quý liên tiếp, ở Úc và New Zealand quy định GST mỗi nơi đặt ra một con số doanh thu riêng, còn ở Mỹ hoàn toàn không có ngưỡng cấp quốc gia nào, vì nó phụ thuộc vào tiểu bang của bạn và loại công việc bạn làm. Thứ hai, bạn có nên đăng ký trước khi bắt buộc không? Ở các quốc gia áp dụng GST và HST, nhiều nhà thầu đăng ký ngay từ ngày đầu để có thể hoàn lại thuế đã trả cho dụng cụ, vật liệu, và xe tải. Dù thế nào, hãy quyết định một cách có chủ đích cùng kế toán viên. Đây là một quy tắc tệ để phát hiện ra mình đã vi phạm.
Sai lầm phổ biến nhất trong năm đầu tiên là gì?
Định giá như một nhân viên. Chủ doanh nghiệp mới đặt mức giá dựa trên mức lương cũ của họ cộng thêm một chút, và chỉ phát hiện ra vào mùa thuế rằng bảo hiểm, những tuần ế ẩm, giờ báo giá không được trả lương, và thuế tự kinh doanh đã ngốn hết phần chênh lệch đó. Hãy tính ra chi phí trên mỗi giờ tính hóa đơn của bạn chậm nhất là vào tháng thứ sáu, rồi định giá dựa trên con số đó, chứ không phải dựa trên cảm giác lịch sự.
ZEUS