Chuẩn bị cho mùa đông đối với một doanh nghiệp thi công ngoài trời trước hết là một quyết định về dòng tiền, chứ không phải về công việc, bởi vì chi phí cố định vẫn tiếp tục chạy suốt những tháng vắng khách, bất kể điện thoại có reo hay không. Ba bước sau đây quyết định phần lớn kết quả: chọn một mảng việc mùa đông tận dụng lại xe tải, bảo hiểm và danh sách khách hàng mà bạn vẫn đang trả tiền cho; giữ lại đội thợ đã được đào tạo thay vì cho nghỉ việc rồi tuyển và đào tạo lại vào mùa xuân; và chủ động trích một tỷ lệ cố định từ mỗi hóa đơn trong các tháng cao điểm sang một tài khoản riêng, thay vì trông chờ vào may rủi. Những tuần yên ắng cũng chính là những tuần bán hàng tốt nhất trong năm: khách hàng của bạn đang ở nhà và đang nghĩ về ngôi nhà của họ.
Tuần đầu tiên trọn vẹn của tháng Mười Một luôn có một hình ảnh rất riêng trên lịch làm việc của ngành cảnh quan. Tháng Mười là một cuộc chạy nước rút: những lần cắt cỏ cuối cùng, dọn dẹp mùa thu, xả nước hệ thống tưới dồn chồng ba lớp, ai cũng phải làm cả thứ Bảy. Rồi khi sang trang lịch mới, mọi thứ bỗng trống rỗng. Năm ngày làm việc không có gì. Rồi thêm năm ngày nữa. Tùy vào vĩ độ nơi bạn ở, có thể mất từ mười bốn đến hai mươi tuần trống trước khi điện thoại reo trở lại.
Phần lớn các nhà thầu ngoài trời xem khoảng trống đó như một chuyện thời tiết. Nhưng đó không phải là thời tiết. Đó là một mô hình kinh doanh có lỗ hổng, và lỗ hổng ấy hoàn toàn có thể vá được. Không phải bằng cách giả vờ rằng bạn có thể cắt cỏ vào tháng Giêng, mà bằng cách chủ động quyết định doanh nghiệp sẽ làm gì trong những tháng lạnh nhất, thay vì để nó tự trôi theo quán tính mỗi năm.
Mùa vắng khách là vấn đề dòng tiền trước khi là vấn đề công việc
Hãy bắt đầu từ những con số, vì chính chúng làm cho mọi quyết định khác trở nên hợp lý.
Giả sử doanh nghiệp thu về lợi nhuận gộp 18.000 đô la mỗi tháng từ tháng Tư đến tháng Mười: bảy tháng cao điểm, tổng cộng khoảng 126.000 đô la. Nhưng chi phí cố định không nghỉ đông. Tiền trả góp xe tải, bảo hiểm, tiền thuê xưởng, điện thoại và phần mềm có thể ngốn khoảng 4.500 đô la mỗi tháng, bất kể có ai làm việc hay không. Suốt từ tháng Mười Một đến tháng Ba, đó là 22.500 đô la chi ra mà không có gì thu vào. Cộng thêm chi phí sinh hoạt của chính bạn, và một đội thợ mà bạn muốn vẫn còn giữ được vào tháng Tư, con số thực tế còn lớn hơn nhiều.
Khoản thâm hụt đó phải được bù đắp bằng một trong ba cách: từ khoản tiết kiệm của các tháng cao điểm, từ nợ vay, hoặc từ doanh thu mùa đông. Phần lớn các doanh nghiệp một đội thợ vận hành bằng một sự pha trộn khó chịu giữa hai cách đầu, và dành cả tháng Hai để liên tục kiểm tra ứng dụng ngân hàng. Mục đích của việc chuẩn bị cho mùa đông là chuyển càng nhiều gánh nặng đó sang cách thứ ba càng tốt, và làm điều đó bằng một kế hoạch lập từ tháng Chín, chứ không phải một cơn hoảng loạn vào tháng Mười Hai.
Công cụ tính chi phí di chuyển cho bạn thấy quãng đường đến từng công trình thực sự tốn bao nhiêu, tính theo từng công việc và theo cả năm.
Nên chọn công việc mùa đông nào?
Dịch vụ mùa đông phù hợp hiếm khi là "bất cứ việc gì trả tiền". Đó phải là công việc tận dụng lại những tài sản mà bạn vẫn đang trả tiền cho: xe tải, bảo hiểm, danh sách khách hàng, và kỹ năng sẵn có của đội thợ. Có ba nhóm công việc đáp ứng được tiêu chí này đối với phần lớn các doanh nghiệp ngoài trời.
Dọn tuyết và băng. Đây là lựa chọn kinh điển, và có lý do chính đáng. Nó tận dụng chính những chiếc xe tải bạn đã sở hữu và những khách hàng đã tin tưởng bạn trên chính khu đất của họ, và mùa vụ của nó khớp gần như hoàn hảo với khoảng trống bạn cần lấp. Có hai lưu ý cần thẳng thắn nhìn nhận. Thứ nhất, dịch vụ dọn tuyết nhà ở thường được bán theo từng lượt hoặc theo hợp đồng trọn mùa, và hợp đồng trọn mùa là lựa chọn giúp dòng tiền ổn định hơn. Khách hàng trả cùng một mức giá dù trời đổ tuyết sáu lần hay mười sáu lần, nghĩa là bạn được lợi trong những mùa đông nhẹ và phải gánh chịu trong những mùa đông nặng. Hãy định giá dựa trên lịch sử tuyết rơi thực tế của khu vực, chứ không phải dựa trên sự lạc quan. Thứ hai, dọn tuyết là công việc của lúc 3 giờ sáng, đi kèm cam kết về thời gian phản hồi. Các khu thương mại có điều khoản hợp đồng về thời gian phản hồi sẽ gây khó cho một đơn vị chỉ có một xe tải; hãy bắt đầu với các lối vào nhà nằm trong một bán kính gọn, đủ để bạn dọn xong trong một lượt.
Trang trí đèn lễ hội. Lắp vào tháng Mười Một, tháo vào tháng Giêng, và lưu giữ sản phẩm cho khách hàng qua từng năm. Biên lợi nhuận ở đây là có thật, vì bạn đang bán thiết kế, kỹ năng làm việc trên thang, và cả sự ngại ngần của khách hàng khi phải trèo lên mái nhà vào tháng Mười Hai. Công việc này phù hợp với thế mạnh sẵn có của bạn: sự tự tin khi làm việc trên cao, con mắt thẩm mỹ cho mặt tiền ngôi nhà, và một danh sách khách hàng nhà ở sẵn sàng gật đầu với người vốn đã chăm sóc sân vườn cho họ. Thời gian để chốt rất ngắn: báo giá phải gửi đi từ đầu tháng Mười, nếu không công việc sẽ về tay ai hỏi trước. Việc lắp lại vào năm thứ hai chỉ mất một nửa thời gian với cùng mức giá, và đó chính là lúc mảng việc này thực sự sinh lời tốt.
Công việc trong nhà và các việc liên quan. Một số đội thợ chuyển sang sơn nội thất, sửa máng xối và hàng rào, dọn rác cồng kềnh, hoặc mộc nhỏ trong mùa đông. Đây là lựa chọn linh hoạt nhất nhưng cũng ít lợi thế cạnh tranh nhất, vì bạn đang cạnh tranh với những đơn vị chuyên làm quanh năm ngay trên sân nhà của họ. Nó phát huy hiệu quả tốt nhất khi xuất phát từ những mối quan hệ sẵn có: khách hàng mà bạn đã chăm sóc khu vườn suốt ba mùa hè sẽ giao thẳng việc sửa hàng rào hay dọn ga-ra cho bạn mà không cần xin ba báo giá khác nhau.
Hãy chọn một mảng việc, nhiều nhất là hai. Một đội thợ vừa dọn tuyết, vừa treo đèn, vừa sơn tầng hầm, lại vừa dọn rác trong cùng một mùa đông thì sẽ không làm tốt việc nào đủ để đáng lặp lại vào năm sau.
Thiết bị mùa đông thực sự tốn bao nhiêu?
Các mảng việc mùa đông trông có vẻ rẻ cho đến khi bạn định giá phần thiết bị. Hãy tính toán như đang lập báo giá công trình, chứ không phải như đi mua sắm.
Một bộ lưỡi cày tuyết cho xe bán tải hạng 3/4 tấn, lắp đặt trọn gói, thường tốn khoảng 6.000 đến 8.000 đô la. Một máy rải muối gắn cửa hậu cộng thêm 2.000 đến 3.500 đô la. Bảo hiểm cho hoạt động dọn tuyết là một khoản riêng cần tính: phí bảo hiểm trách nhiệm cho rủi ro trượt ngã dao động rất lớn tùy thị trường, và ở một số nơi, mức phí bảo hiểm đủ để quyết định luôn cả câu chuyện. Hãy lấy báo giá bảo hiểm trước khi bán hợp đồng đầu tiên, không phải sau đó.
Bây giờ, hãy đặt con số đó cạnh doanh thu. Giả sử hợp đồng trọn mùa cho nhà ở trong khu vực bạn có giá 550 đô la, và một tuyến đường gọn gàng có thể phục vụ 35 lối vào nhà: 19.250 đô la cho cả mùa. Xăng dầu, muối, một người phụ việc vào ngày có bão, và hao mòn thiết bị có thể ngốn mất khoảng 6.000 đô la trong số đó. Nếu lưỡi cày và máy rải muối tốn 9.500 đô la lắp đặt trọn gói, thì mùa đông đầu tiên gần như chỉ đủ hoàn vốn thiết bị, và mùa đông thứ hai mới là lúc lợi nhuận thực sự bắt đầu. Đó là một sự đánh đổi hợp lý, miễn là bạn có ý định duy trì mảng việc này ít nhất ba mùa. Mua một lưỡi cày chỉ để thử nghiệm cho một mùa đông là cách để nó kết thúc trong mục rao vặt mùa xuân.
Trang trí đèn lễ hội thì ngược lại: thiết bị khiêm tốn (thang bạn đã có, kẹp giữ dây, thùng lưu trữ) nhưng chi phí sản phẩm lại đáng kể. Theo mô hình phổ biến, bạn mua đèn cấp thương mại và cho khách hàng thuê lại như một phần của gói dịch vụ, ứng trước khoảng 600 đô la cho mỗi ngôi nhà, trong khi một hợp đồng lắp đặt điển hình cho nhà hai tầng có giá 1.500 đến 2.500 đô la. Tài sản thực sự bạn đang mua ở đây là mối quan hệ lặp lại theo năm, chứ không phải phần cứng.
Nguyên tắc giúp bạn giữ được sự tỉnh táo: thiết bị mùa đông nên hoàn vốn trong vòng hai mùa, tính theo khối lượng công việc thận trọng; nếu không, hãy thuê thay vì mua. Thuê một lưỡi cày, hoặc thuê ngoài công việc dọn bão cho một đối tác quen biết trong một mùa đông thử nghiệm, không phải là một sự thất bại. Đó là một phép thử ít tốn kém và có đường lui.
Giữ chân đội thợ, hay bắt đầu lại từ đầu vào tháng Tư
Việc cho nghỉ việc theo mùa là lựa chọn mặc định của cả ngành, và nó âm thầm tốn kém hơn nhiều so với vẻ ngoài. Cho hai thợ giỏi nghỉ việc vào tháng Mười Một, thì đến tháng Tư bạn không đơn giản là "tiếp tục làm việc", bạn đang phải tuyển người, bởi vì ít nhất một trong số họ đã tìm được một công việc ổn định quanh năm trong thời gian đó. Rồi bạn phải đào tạo người thay thế, sửa lại những lỗi của họ, và làm việc chậm hơn đúng vào những tuần lịch trình bận rộn nhất. Nếu việc mất đi một thành viên đội đã được đào tạo khiến năng suất giảm dù chỉ ba tuần trong mùa cao điểm, đó đã là hàng nghìn đô la lợi nhuận mùa xuân bị đánh đổi chỉ để tiết kiệm tiền lương mùa đông.
Bạn không cần phải cho đội thợ làm đủ giờ như mùa hè để giữ chân họ. Điều giữ chân con người là sự ổn định đoán trước được và một mức thu nhập đủ sống. Những tuần làm việc rút gọn trong mùa đông vẫn giữ được người giỏi nhất của bạn với một phần nhỏ chi phí lương mùa hè: trực xử lý bão cộng với một ngày làm việc cố định tại xưởng mỗi tuần, dành cho bảo trì thiết bị, mài lưỡi dao, sửa rơ-moóc, và lên danh sách vật tư cho mùa xuân. Ở Canada và một số tiểu bang của Hoa Kỳ, các quy định về lao động thời vụ và chương trình trợ cấp thất nghiệp được xây dựng chính xác theo nhịp điệu này; chi tiết khác nhau khá nhiều giữa các tỉnh bang và tiểu bang, vì vậy bạn nên nắm rõ quy định tại địa phương mình trước khi hứa hẹn bất cứ điều gì với ai.
Hãy chủ động nói chuyện này vào tháng Mười, thay vì để cơn bão đầu tiên buộc bạn phải nói:
"Đây là bức tranh mùa đông sẽ như thế nào. Anh sẽ là người được gọi đầu tiên cho mọi cơn bão, với mức lương như bình thường, cộng thêm một ngày làm việc tại xưởng được đảm bảo mỗi tuần cho đến hết tháng Hai. Phần lớn các tuần sẽ chỉ khoảng hai mươi giờ thay vì bốn mươi lăm giờ. Nếu anh cần nhiều hơn thế, tôi hoàn toàn hiểu, nhưng nếu anh có thể thu xếp được, chỗ của anh vào tháng Tư sẽ được giữ chắc chắn, và mức lương sẽ tăng thêm một đô la."
Không phải ai cũng có thể sống được với số giờ làm rút gọn, và tốt hơn hết là biết được điều đó vào tháng Mười thay vì giữa một cơn bão tháng Giêng. Nhưng bạn sẽ giữ chân được nhiều người hơn bạn nghĩ, bởi vì sự chắc chắn về tháng Tư cũng có giá trị đối với họ.
Bán trước công việc mùa xuân khi điện thoại còn im lặng
Công việc mùa đông giá trị nhất thực ra không phải là công việc mùa đông. Đó là việc bán hàng.
Tháng Giêng và tháng Hai là lúc khách hàng của bạn ở nhà, không có gì làm, và đang nghĩ về ngôi nhà của họ. Một nhà thầu cảnh quan dành mười giờ yên tĩnh mỗi tuần trong tháng Hai để soạn báo giá sẽ bước vào tháng Tư với lịch làm việc đã đầy ắp, trong khi đối thủ vẫn còn đang trả lời hộp thư thoại từ khi băng vừa tan.
Báo giá từ hồ sơ, không phải từ trên xe. Với những khách hàng bảo trì quay lại, phạm vi công việc và mức giá của mùa trước đã được biết rõ, nên báo giá gia hạn có thể gửi đi hàng loạt mà không cần đến tận nơi khảo sát. Với những công trình đã báo giá từ mùa thu năm ngoái nhưng chưa chốt được, mùa đông chính là thời điểm để theo sát lại: khách hàng còn do dự vào tháng Mười đã có ba tháng để tiếp tục nhận ra vấn đề của mình.
Lấy tiền đặt cọc để biến lịch đặt trước thành hiện thực. Một lịch đặt trước cho mùa xuân mà không kèm theo tiền chỉ là một lời đồn. Một khoản đặt cọc 10 đến 15 phần trăm biến nó thành một cam kết ràng buộc cả hai bên, và bản thân các khoản đặt cọc đó lại đến đúng vào những tháng mà bài toán dòng tiền của bạn cần đến chúng nhất.
Bán vị trí trên lịch một cách trung thực. "Chúng tôi có bốn suất công trình vào tháng Tư và chúng được đặt theo thứ tự trước sau" không phải là gây áp lực. Đó là sự thật, và nó cho một khách hàng còn đang phân vân một lý do thực sự để quyết định ngay bây giờ, thay vì đợi đến tháng Năm, lúc câu trả lời đã thành tháng Sáu.
Làm mượt dòng tiền, chứ không chỉ mượt công việc
Ba thói quen tài chính là điều phân biệt những doanh nghiệp vượt qua mùa đông một cách nhẹ nhàng với những doanh nghiệp phải gồng mình chịu đựng.
Chủ động trích một phần từ các tháng cao điểm. Chuyển một tỷ lệ phần trăm cố định (mười phần trăm trên mỗi hóa đơn mùa hè là một mức phổ biến) sang một tài khoản riêng mà bạn không hề nhìn tới. Ý chí không phải là một hệ thống; một lệnh chuyển khoản tự động mới là hệ thống.
Thu xếp hạn mức tín dụng trước khi bạn thực sự cần đến nó. Một hạn mức tín dụng theo mùa dễ được duyệt nhất vào tháng Bảy, khi tiền đặt cọc đang chảy về và sổ sách trông rất đẹp, và khó được duyệt nhất vào tháng Hai, đúng lúc bạn thực sự cần nó. Hãy thiết lập hạn mức này trong mùa cao điểm và cố gắng ít khi phải đụng đến nó.
Đề xuất mức giá bình quân hàng tháng cho khách hàng bảo trì. Mười hai khoản thanh toán bằng nhau cho một phạm vi công việc xác định trong năm giúp làm mượt ngân sách của cả họ lẫn bạn, và âm thầm biến một mối quan hệ theo mùa thành một mối quan hệ quanh năm, đó chính là toàn bộ chuyện chuẩn bị mùa đông, thu nhỏ lại.
Phần mềm phát huy giá trị như thế nào trong mùa thấp điểm
Mùa đông là lúc hồ sơ của bạn hoặc trả công cho bạn, hoặc không. Trong Zeus, mục Công việc đã hoàn thành luôn có thể tra cứu được mãi mãi, nên việc lập báo giá gia hạn dựa trên phạm vi công việc của tháng Tư năm ngoái chỉ mất vài phút thay vì phải đến tận nơi khảo sát; danh sách khách hàng cho bạn biết ai là người bạn đã phục vụ vào mùa xuân trước, nên việc xác định ai đến hạn chỉ là một thao tác sắp xếp chứ không phải một bài kiểm tra trí nhớ; báo giá được gửi kèm chữ ký điện tử từ xa, để khách hàng có thể duyệt công việc mùa xuân ngay từ ghế sofa của họ vào tháng Giêng; và tiền đặt cọc được ghi nhận vào đúng công việc ngay khi vừa nhận được. Chế độ xem lịch theo tuần dần được lấp đầy khi các cam kết chồng lên nhau, biến câu hỏi "mùa đông này tệ đến mức nào" từ một cảm giác mơ hồ thành một màn hình bạn có thể nhìn thấy được.
Không điều nào trong số đó thay thế được những quyết định nêu trên. Nó chỉ giúp phiên bản bán hàng của bạn hành động nhanh hơn rất nhiều trong những tháng mà tốc độ chính là toàn bộ lợi thế.
Câu hỏi thường gặp
Dọn tuyết có đáng để một đội cảnh quan nhỏ đầu tư hay không?
Thường là có, nhưng hãy tính toán kỹ cho thị trường của bạn trước. Nó ghi điểm cao ở khả năng tận dụng tài sản sẵn có (cùng xe tải, cùng khách hàng) và hợp đồng trọn mùa giúp dòng tiền ổn định rất tốt. Nhưng nó lại ghi điểm thấp về mặt lối sống, vì các cơn bão không tự sắp xếp theo lịch của bạn. Nếu thiết bị hoàn vốn trong vòng hai mùa với số lượng hợp đồng tính thận trọng, và bạn thực sự chịu được các cuộc gọi lúc 3 giờ sáng, thì đây là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu không, trang trí đèn lễ hội hoặc công việc trong nhà qua giới thiệu có thể kiếm ít hơn mỗi tuần nhưng tốn ít chi phí hơn nhiều để bắt đầu.
Tôi nên giữ đội thợ suốt mùa đông hay cho họ nghỉ việc?
Hãy định giá trung thực cả hai phương án. Cho nghỉ việc giúp tiết kiệm khoản lương nhìn thấy được, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro chi phí mùa xuân vô hình: tuyển dụng, đào tạo, và những tuần làm việc chậm chạp trong mùa cao điểm nếu người giỏi nhất của bạn không quay lại. Một lịch làm việc mùa đông rút gọn (xử lý bão cộng với một ngày làm việc tại xưởng được đảm bảo mỗi tuần) thường rẻ hơn nhiều so với một tháng Tư tồi tệ. Nếu buộc phải cho nghỉ việc toàn bộ, hãy cam kết bằng văn bản về ngày quay lại và mức lương; những lời hứa mơ hồ chính là thứ mà đối thủ của bạn sẽ dùng để lôi kéo nhân sự.
Khi nào tôi nên bắt đầu bán công việc cho mùa xuân tới?
Gia hạn và theo sát khách hàng cũ vào tháng Giêng; đẩy mạnh báo giá cho công trình mới suốt tháng Hai. Mục tiêu là có một cuốn lịch đã được cam kết một cách thực chất trước khi băng tan, được bảo đảm bằng tiền đặt cọc. Nếu bạn đợi đến khi khách hàng gọi cho bạn vào tháng Tư, bạn sẽ phải hứng chịu toàn bộ áp lực của cả mùa cao điểm lẫn lỗ hổng mùa đông, năm này qua năm khác.
Tôi nên mua thiết bị mùa đông hay thuê cho mùa đầu tiên?
Nếu thời gian hoàn vốn tính theo khối lượng thận trọng dưới hai mùa, và bạn có ý định duy trì mảng việc này từ ba mùa trở lên, hãy mua. Nếu không, hãy thuê, hoặc thuê ngoài công việc cho một mùa đông như một phép thử có trả phí. Nhiệm vụ của mùa đông đầu tiên là chứng minh tuyến đường, mức giá, và mức độ bạn thực sự muốn làm công việc này, không điều nào trong số đó đòi hỏi bạn phải sở hữu lưỡi cày.
ZEUS