Câu trả lời ngắn gọn: doanh nghiệp vẫn có thể có lãi trong khi bạn lại cháy túi, bởi vì thu nhập của chủ doanh nghiệp thường chỉ là phần còn sót lại, chứ không phải một khoản chi phí được lên kế hoạch từ trước. Hãy đặt mức thu nhập của chính bạn thành một khoản cố định, đều đặn mà doanh nghiệp buộc phải chi trả, giống hệt cách nó trả lương cho nhân viên. Rút vốn và nhận lương bị đánh thuế khác nhau, nên việc lựa chọn đáng để dành năm phút hỏi ý kiến kế toán.
Tài khoản doanh nghiệp hiện $14.000. Tài khoản cá nhân của bạn chỉ còn $61 cho đến khi có khoản nào đó về. Bạn đã sáu tuần chưa trả lương cho chính mình, vợ/chồng bạn cũng đã thôi hỏi khi nào bạn mới trả, và điều kỳ lạ nhất là doanh nghiệp đang hoạt động tốt: lịch làm việc kín, khách hàng tốt, hóa đơn được gửi đi đều đặn mỗi tuần.
Đây là tình trạng tài chính phổ biến nhất trong ngành thầu xây dựng nhỏ, và nó có một cái tên mà chẳng ai gọi ra: chủ doanh nghiệp là chủ nợ duy nhất không bao giờ được thanh toán. Nhà cung cấp được trả tiền, vì nếu không họ sẽ ngừng cung cấp hàng. Bảo hiểm được trả tiền, vì nếu không nó sẽ hết hạn. Người phụ việc được trả tiền, vì nếu không họ sẽ nghỉ việc. Bạn được trả sau cùng, từ bất cứ thứ gì còn sót lại, bất cứ khi nào bạn rảnh để nghĩ đến việc đó, nghĩa là không đều đặn, đầy áy náy và ít hơn bất kỳ mức nào bạn từng chấp nhận nếu làm thuê cho người khác.
Nghe thì tưởng đó là kỷ luật. Thực ra đó là một lỗi trong cách ghi sổ, và nó sửa được.
Vì sao doanh nghiệp vẫn có lãi trong khi bạn lại cháy túi?
Ba thứ tạo ra nghịch lý này, và chẳng thứ nào bí ẩn cả:
Lợi nhuận không phải là tiền mặt. Các con số cuối năm của bạn có thể cho thấy một khoản lãi thực sự, trong khi tiền lại đang nằm ở những nơi bạn không thể tiêu được: các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán, khoản vật liệu bạn đang tạm ứng trước trên mỗi công việc, khoản đặt cọc bạn đã chi cho vật liệu của công việc tiếp theo. Một doanh nghiệp có lãi nhưng khách hàng thanh toán chậm vẫn có thể cháy túi vào bất kỳ ngày thứ Ba nào.
Khoản tiền thuế trông có vẻ như của bạn. Mỗi khoản thanh toán đổ vào tài khoản đều trông như có thể tiêu được, nhưng ở Canada, khoảng một phần tư đến một phần ba trong đó có thể thuộc về nhà nước: thuế thu nhập, CPP và khoản GST/HST bạn đã thu. Riêng khoản cuối chưa từng là tiền của bạn dù chỉ một giây. Các nhà thầu ở Hoa Kỳ cũng gặp tình huống tương tự với thuế thu nhập, thuế tự doanh và các nghĩa vụ thuế của tiểu bang. Tiêu số tiền đó vào tháng Bảy thì đến tháng Tư sẽ thành một cuộc khủng hoảng trông giống như doanh nghiệp thất bại, nhưng thực chất chỉ là sai lầm trong cách phân loại tiền.
Việc trả lương thất thường che giấu tình trạng bị trả thiếu. Khi bạn rút "bất cứ thứ gì còn lại, khi nào nhớ ra", bạn không thể nhìn thấy được mình thực sự đang kiếm được bao nhiêu. Phần lớn chủ doanh nghiệp khi cuối cùng tính toán ra lại phát hiện rằng họ đã tự trả cho mình ít hơn cả nhân viên được trả cao nhất của họ, trong khi gánh toàn bộ rủi ro và toàn bộ những cuộc điện thoại lúc 6 giờ sáng.
Điểm chung của cả ba: tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp sống chung trong một đống không phân biệt. Cách khắc phục nằm ở hệ thống, chứ không phải ở ý chí.
Công cụ tính mục tiêu doanh thu chuyển đổi một mục tiêu doanh thu cả năm thành số công việc và báo giá cần thực hiện mỗi tuần.
Rút vốn hay nhận lương: sự khác biệt là gì?
Cách bạn trả lương cho chính mình phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn, và hai thuật ngữ này thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau. Đây là phiên bản kiến thức chung. Các chi tiết cụ thể khác nhau tùy theo tỉnh bang, tiểu bang và tình huống của bạn, nên hãy xác nhận lại với kế toán.
Doanh nghiệp tư nhân (sole proprietor): bạn rút vốn. Không có sự tách biệt về mặt pháp lý giữa bạn và doanh nghiệp, nên "trả lương cho chính mình" chỉ đơn giản là chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân. Không có bảng lương, không có khấu trừ tại nguồn cho khoản chuyển đó. Nhưng toàn bộ lợi nhuận của doanh nghiệp là thu nhập chịu thuế của bạn dù bạn có rút ra hay không, và không ai giữ lại thuế cho bạn cả. Bạn phải tự làm điều đó, bằng cách để dành tiền, nếu không tháng Tư sẽ tự làm điều đó thay bạn.
Công ty (corporation): lương, cổ tức hoặc kết hợp cả hai. Một công ty là một pháp nhân riêng biệt, nên tiền đến tay bạn hoặc dưới dạng lương (chạy qua hệ thống bảng lương, có khấu trừ tại nguồn, tạo ra hạn mức RRSP ở Canada và các khoản tín dụng hưu trí ở cả hai quốc gia) hoặc dưới dạng cổ tức (trả từ lợi nhuận sau thuế của công ty, không cần bộ máy bảng lương, chịu thuế cá nhân theo cách khác). Phần lớn chủ doanh nghiệp có công ty riêng cuối cùng đều dùng kết hợp cả hai, và kế toán của họ điều chỉnh lại hằng năm. Các chi tiết thay đổi tùy khu vực và theo thời gian; nguyên tắc thì không thay đổi: với một công ty, việc tùy tiện chuyển tiền công ty sang tài khoản cá nhân không phải là "một khoản rút vốn": nó tạo ra một khoản vay từ cổ đông, với những hệ quả thuế thực sự nếu không được xử lý đúng cách.
Lựa chọn về cấu trúc pháp lý ít quan trọng hơn phần lớn chủ doanh nghiệp nghĩ, còn nhịp độ trả lương lại quan trọng hơn gần như bất kỳ chủ doanh nghiệp nào tưởng tượng. Và đó chính là trọng tâm thực sự của bài viết này.
Đưa chính mình vào ngày trả lương
Đây là cách khắc phục, và nó đơn giản đến mức gần như khiến người ta ngại: hãy trả cho chính mình một khoản cố định, vào một ngày cố định, giống hệt như một nhân viên ở bất kỳ nơi nào khác.
Hãy chọn một con số mà doanh nghiệp có thể duy trì được trong một tháng bình thường, thậm chí hơi kém. Không phải một tháng xuất sắc. Nếu con số tính toán trung thực cho thấy doanh nghiệp có thể ổn định trả $4.500 mỗi tháng cho chủ, thì đó là con số của bạn, kể cả trong tháng bạn đã xuất hóa đơn $32.000. Hãy chọn một nhịp độ (hai tuần một lần thường khớp với hầu hết các hóa đơn sinh hoạt của gia đình) và tự động hóa việc chuyển khoản nếu ngân hàng của bạn cho phép.
Đây là những gì điều này mang lại cho bạn:
Gia đình bạn lập được kế hoạch. Một khoản lương cố định nghĩa là gia đình bạn lập ngân sách như một gia đình bình thường, thay vì phải chạy theo tâm trạng thất thường của doanh nghiệp. Chỉ riêng thay đổi này thôi đã xóa bỏ nhiều căng thẳng bên bàn ăn hơn bất kỳ khoản tăng doanh thu nào.
Hiệu suất thực sự của doanh nghiệp trở nên rõ ràng. Một khi thu nhập của chủ đã trở thành một khoản chi phí cố định, trung thực, các con số của doanh nghiệp sẽ không còn nói dối nữa. Một năm "có lãi" mà chỉ đạt được vì chủ doanh nghiệp không được trả lương suốt chín tuần thực ra chưa từng có lãi; chính bạn đã bù lỗ cho nó. Với một mức lương chủ thực sự nằm trong sổ sách, mức giá của bạn buộc phải thực sự bù đắp được khoản đó, và đây chính là cách việc định giá thấp hơn thực tế cuối cùng cũng lộ ra.
Việc tăng lương trở nên có chủ đích. Sau hai quý liên tục thoải mái đạt được ngày trả lương, bạn tăng con số đó một cách có chủ ý, thay vì rút nhiều vào những tháng tốt rồi nhịn đói vào những tháng ế ẩm, vốn chỉ là sự hỗn loạn cũ khoác lên tấm áo những tháng tốt hơn.
Và khi một tháng thực sự quá eo hẹp để đạt được ngày trả lương thì sao? Đó không phải là lý do để từ bỏ hệ thống này. Đó chính là hệ thống đang hoạt động: một tín hiệu cảnh báo nhấp nháy cho biết giá cả, việc thu tiền hoặc khối lượng công việc cần được chú ý, xuất hiện sớm hơn nhiều tháng so với khi nó âm thầm tích tụ thành nợ cá nhân.
Cấu trúc tài khoản giúp mọi thứ tự động
Ý chí thường thất bại vào lúc 9 giờ tối thứ Sáu. Hệ thống thì không. Cấu trúc tối thiểu cần thiết là ba tài khoản và một thói quen:
- Tài khoản vận hành doanh nghiệp. Mọi khoản thanh toán từ khách hàng đổ về đây. Mọi chi phí doanh nghiệp cũng xuất phát từ đây. Không một khoản chi cá nhân nào được đụng tới tài khoản này, không một lần nào, không "chỉ tuần này thôi", bởi vì một tài khoản trộn lẫn sẽ âm thầm phá hỏng cả sổ sách lẫn hồ sơ khai thuế của bạn.
- Tài khoản dành riêng cho thuế. Thói quen ở đây là: mỗi khi doanh thu về, chuyển ngay một tỷ lệ phần trăm cố định vào tài khoản này và coi nó như thứ tuyệt đối không được đụng vào. (Với nhiều nhà thầu ở Canada và Hoa Kỳ, 25–30% là mức đủ để trang trải nghĩa vụ thuế thu nhập cộng với khoản thuế bán hàng bạn đang giữ hộ, nhưng hãy hỏi kế toán của bạn để có con số chính xác riêng.) Khoản tiền đó không phải là quỹ dự phòng lúc khó khăn; đó là tiền của người khác đang tạm gửi qua tài khoản bạn.
- Tài khoản cá nhân. Chỉ nhận đúng một khoản duy nhất từ doanh nghiệp: tiền lương của bạn, vào ngày trả lương.
Những chủ doanh nghiệp nào bổ sung thêm tài khoản thứ tư để làm quỹ dự phòng cho doanh nghiệp (dần dần tích lũy lên đến hai hoặc ba tháng chi phí vận hành) sẽ ngủ ngon hơn hẳn, nhưng phiên bản ba tài khoản mới là cấu trúc chịu lực chính. Hãy thiết lập nó chỉ trong một buổi chiều; nó hiệu quả hơn cả một năm trời chỉ toàn ý định tốt đẹp.
"Tôi thực sự nên trả cho mình bao nhiêu?" Hãy tính ngược, thay vì tính xuôi. Cộng tổng những nhu cầu thực sự hằng tháng của gia đình bạn: tiền vay mua nhà, thực phẩm, mức tối thiểu để cuộc sống của bạn vẫn vận hành được. Đó là mức sàn. Nếu doanh nghiệp không thể ổn định đạt được mức đó, bạn không có vấn đề về lương, bạn có vấn đề về giá. Và giờ bạn đã biết chính xác vấn đề đó lớn đến mức nào.
Cách nhìn nhận lại này chính là món quà âm thầm của một mức lương cố định: nó biến một nỗi lo mơ hồ ("liệu mình có đang trụ được không?") thành một con số cụ thể mà doanh nghiệp phải đạt được, một vấn đề mà bạn thực sự có thể xử lý được.
Điều này thay đổi gì trong cách bạn định giá
Một khi thu nhập của chính bạn đã trở thành một dòng chi phí cố định, hãy đối chiếu mọi báo giá với con số đó. Một mức lương chủ đầy đủ $4.500 mỗi tháng tương đương khoảng $54.000 mỗi năm mà doanh nghiệp phải tạo ra sau khi đã trừ vật liệu, nhiên liệu, bảo hiểm và người phụ việc, trước khi doanh nghiệp kiếm được dù chỉ một đồng lợi nhuận thực sự. Những chủ doanh nghiệp định giá dựa trên "mức giá thị trường đang tính" thường phát hiện ra rằng mức giá của họ chỉ khả thi vì chính lương của họ đóng vai trò là bộ giảm xóc.
Đây cũng là câu trả lời trung thực cho cảm giác áy náy mà một số chủ doanh nghiệp cảm thấy khi trả lương cho chính mình "trước khi doanh nghiệp sẵn sàng." Một chủ sử dụng lao động nói với bạn "chúng tôi sẽ trả lương khi mọi thứ ổn định hơn" thực chất đang phạm tội quỵt lương. Doanh nghiệp không phải là một thứ mong manh mà bạn bảo vệ bằng cách không nhận lương. Nó là một cỗ máy mà toàn bộ mục đích tồn tại là để trả lương cho bạn, và một cỗ máy không thể làm được điều đó ở một mức khiêm tốn, cố định là một cỗ máy đang hỏng, hỏng theo cái kiểu mà những giờ làm không lương của chủ chỉ che giấu đi mà thôi.
Giữ cho dữ liệu đầu vào luôn minh bạch sẽ giúp ích ở đây: biết ngay lập tức bạn đang được nợ bao nhiêu và khoản nào đã quá hạn (trong Zeus, đó là các ô "được nợ" trên bảng điều khiển trang chủ) cho bạn biết một tháng eo hẹp là do vấn đề thu tiền hay là vấn đề doanh thu thực sự. Hai vấn đề này được khắc phục theo hai cách hoàn toàn khác nhau. Nhưng bản thân nhịp độ trả lương thì không cần đến bất kỳ phần mềm nào. Nó chỉ cần một con số, một ngày cố định và đủ can đảm để coi chính mình là một chủ nợ được trả tiền đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên trả cho mình bao nhiêu trong năm đầu tiên?
Ít hơn mức bạn mong muốn nhưng nhiều hơn không đồng nào. Hãy đặt mức sàn bằng đúng nhu cầu tối thiểu thực sự hằng tháng của gia đình bạn, xác nhận rằng doanh nghiệp có thể đạt được mức đó ngay cả trong một tháng bình thường, và bắt đầu từ đó, dù mức đó có khiêm tốn. Một khoản lương nhỏ nhưng ổn định luôn tốt hơn những lần rút vốn lớn nhưng thất thường, bởi vì nó giúp cả gia đình lẫn doanh nghiệp của bạn trở nên minh bạch, dễ hiểu. Hãy xem xét lại con số này mỗi quý, và tăng nó dựa trên bằng chứng thực tế, chứ không phải dựa trên sự lạc quan.
Tôi có nên thành lập công ty chỉ để trả lương cho mình hiệu quả hơn về mặt thuế không?
Không nên chỉ vì lý do đó. Việc thành lập công ty có thể mở ra không gian hoạch định thực sự (kết hợp lương và cổ tức, giữ lợi nhuận lại trong công ty với mức thuế suất doanh nghiệp thấp hơn), nhưng nó cũng kéo theo chi phí nộp hồ sơ và sự phức tạp chỉ thực sự đáng giá khi lợi nhuận vượt qua một ngưỡng nhất định, tùy theo tỉnh bang và tiểu bang. Bước đi đúng đắn là dành một giờ trò chuyện với kế toán dựa trên những con số thực tế của bạn, tốt nhất là trước khi kết thúc năm tài chính chứ không phải sau đó.
Tôi nên để dành bao nhiêu phần trăm cho thuế?
Một khoảng phổ biến cho các nhà thầu tự doanh ở Canada và Hoa Kỳ là 25–30% doanh thu sau khi trừ vật liệu, bao gồm thuế thu nhập, CPP hoặc thuế tự doanh và khoản GST/HST hay thuế bán hàng mà bạn đang giữ hộ. Con số thực sự của bạn phụ thuộc vào biên lợi nhuận, tỉnh bang hoặc tiểu bang và cấu trúc doanh nghiệp của bạn. Hãy hỏi kế toán của bạn để có một tỷ lệ phần trăm cụ thể, tự động hóa việc trích lập và điều chỉnh lại sau lần khai thuế đầu tiên thay vì cứ mãi đoán mò.
Có bao giờ đúng đắn khi bỏ qua ngày trả lương của chính mình không?
Hiếm khi, chỉ trong thời gian ngắn, và phải có chủ đích: khi thực sự thiếu tiền mặt và lựa chọn thay thế là trễ lương nhân viên hoặc trễ bảo hiểm. Điều bạn không bao giờ được làm là để việc bỏ qua ngày trả lương trở thành van xả áp cho việc định giá thấp. Nếu ngày trả lương thất bại hai tháng liên tiếp, đừng xem đó là một sự hy sinh nữa mà hãy xem đó là dữ liệu: doanh nghiệp, với cách định giá và thu tiền hiện tại, không đủ khả năng chi trả cho nhân viên thiết yếu duy nhất của nó. Hãy sửa điều đó, chứ đừng hạ thấp mức sống của bạn.
ZEUS