Câu trả lời ngắn gọn: hãy thuê người khi số giờ bạn đang từ chối đều đặn đáng giá hơn chi phí đầy đủ của người sẽ đảm nhận chúng. Chi phí đầy đủ không phải là mức lương theo giờ: nó bao gồm cả thời gian họ không tạo ra doanh thu. Nếu khoảng trống là có thật nhưng còn mỏng, một người làm bán thời gian là bước đệm giúp kiểm chứng câu trả lời mà không đặt cược cả doanh nghiệp vào đó.
Sáng nay bạn đã từ chối thêm một công việc. Khách hàng dễ chịu, phạm vi công việc ổn, ba tuần công. Bạn nói không, vì bạn đã kín lịch đến mức nói có đồng nghĩa với việc nói dối. Trên đường lái xe về nhà, bạn làm phép tính bạn vẫn luôn làm: đó là tám, có thể mười nghìn đô la vừa đi thẳng sang tay người trả lời điện thoại tiếp theo.
Mọi nhà thầu độc lập bận rộn đều sống trong vòng lặp này. Điện thoại reo nhiều hơn lịch có thể chứa, danh sách chờ dài đến mức khách hàng ngừng chờ đợi, và câu trả lời hiển nhiên (thuê ai đó) cứ thua trước lời phản đối hiển nhiên: một người phụ việc tốn tiền thật mỗi tuần, và điện thoại có thể im ắng trở lại.
Cả hai bản năng đều đúng. Đó là lý do đây là bài toán về con số, không phải bài toán về lòng dũng cảm.
Phương trình duy nhất quan trọng
Bỏ qua sự lo lắng và quyết định chỉ còn là một phép so sánh:
Doanh thu mà người phụ việc mang về so với chi phí thực sự của người phụ việc.
Không phải "tôi có bận không". Bận là một cảm giác. Câu hỏi là liệu bạn có đang từ chối hoặc trì hoãn đủ công việc có thể tính phí để một đôi tay thứ hai biến nó thành doanh thu hay không. Một người phụ việc khiến bạn cảm thấy bớt vội vã nhưng không tạo ra thêm giờ tính phí nào là một khoản chi phí. Một người phụ việc cho phép bạn nói có với những công việc bạn hiện đang từ chối là một cỗ máy in ra lợi nhuận.
Vậy nên trước hết, hãy đo lường đầu vào: trong một tháng, ghi lại mỗi công việc bạn từ chối, mỗi ngày bắt đầu bạn phải dời đến mức khách hàng bỏ đi, mỗi giờ bạn dành cho những việc chỉ đáng 25 đô la một giờ (bốc vác, chà nhám, dọn dẹp công trường, giữ đầu kia) trong khi tính phí bản thân ở mức 85 đô la. Danh sách đó là nhiên liệu. Nếu nó mỏng, dừng lại ở đây; bạn không có vấn đề về tuyển dụng, thứ bạn cần đọc là một bài viết về tiếp thị.
Công cụ tính điểm hòa vốn khi thuê người chạy phương trình này với số liệu của riêng bạn, bao gồm cả những giờ không tính phí mà hầu hết mọi người quên mất.
Một người phụ việc thực sự tốn bao nhiêu?
Con số trên tin tuyển dụng không phải là con số rời khỏi tài khoản của bạn. Một người phụ việc lương 22 đô la một giờ thực tế tốn của bạn:
- Lương: 22 đô la/giờ
- Chi phí lương: đóng góp của người sử dụng lao động (CPP/EI ở Canada, An sinh Xã hội/Medicare và bảo hiểm thất nghiệp ở Mỹ) thường thêm 7–12%
- Bảo hiểm bồi thường lao động: dao động rất nhiều theo nghề và theo tỉnh bang hoặc tiểu bang; ở các nghề rủi ro cao hơn, riêng khoản này có thể thêm 5–10%
- Thiết bị và vật tư tiêu hao: một bộ dụng cụ cơ bản thứ hai, đồ bảo hộ, nhiều nhiên liệu hơn, nhiều lưỡi cắt hơn
Tính đầy đủ, hãy coi như 26–29 đô la một giờ cho mức lương 22 đô la, trước khi tính đến những giờ bạn trả tiền mà không nằm trên bất kỳ công trình nào: thời gian ở xưởng, di chuyển, ngày thứ Sáu chậm rãi. Nếu họ làm 40 giờ nhưng chỉ 32 giờ rơi vào các công việc tính phí, chi phí thực trên mỗi giờ thật sự sinh lợi gần với 33–36 đô la hơn.
Nghe có vẻ nản lòng. Cứ tiếp tục, vì phía bên kia của sổ sách còn lớn hơn.
Phía doanh thu: nhân lên, không phải cộng lại
Một người phụ việc thêm nhiều hơn chính số giờ của họ. Họ nhân lên giờ của bạn, theo ba cách:
Họ làm cho công việc hai người trở nên khả thi. Một số công việc người làm một mình đơn giản là không thể nhận, hoặc làm cực kỳ chậm. Tấm ván lớn, cầu thang, kính, công việc thang dài, bất cứ nơi nào người thứ hai là sự khác biệt giữa một chuyến đi và ba chuyến. Những công việc bạn từng từ chối trở thành những công việc bạn báo giá.
Họ mua lại những giờ đắt tiền của bạn. Mỗi giờ một người phụ việc 28 đô la dành cho phá dỡ, khiêng vác, che chắn, và dọn dẹp là một giờ bạn dành cho công việc thực sự đòi hỏi giấy phép và mức giá của bạn. Nếu mức giá tính phí của bạn là 85 đô la và người phụ việc giải phóng mười giờ mỗi tuần của bạn cho công việc tính phí, đó là 850 đô la doanh thu so với khoảng 280 đô la chi phí, trước cả sản lượng tính phí trực tiếp của chính họ.
Họ rút ngắn thời gian công việc. Một công việc ba ngày trở thành hai ngày làm được nhiều hơn là làm hài lòng khách hàng. Nó có nghĩa là bạn hoàn thành nhiều công việc hơn mỗi tháng từ cùng một danh sách chờ, và đó mới chính là mấu chốt: chuyển đổi nhu cầu bạn đã có sẵn thành hóa đơn.
Hãy chạy phiên bản trung thực cho số liệu của riêng bạn. Một hình mẫu điển hình: tính đầy đủ, người phụ việc tốn khoảng 1.150 đô la một tuần. Để hòa vốn, họ cần tạo ra khoảng 14 giờ thời gian tính phí bổ sung ở mức 85 đô la, trong một tuần 40 giờ. Hầu hết các nhà thầu độc lập bận rộn đạt được điều đó trong ba ngày đầu tiên, vì nhu cầu vốn đã có sẵn ở đó, chỉ là lịch của một người không chứa nổi.
Nếu danh sách chờ của bạn không thể cung cấp 14 giờ đó, bạn chưa sẵn sàng. Nếu nó cung cấp gấp đôi, bạn đã sẵn sàng từ sáu tháng trước.
Bước đệm: một người bán thời gian trước
Bước nhảy toàn thời gian thất bại vì một lý do cụ thể: nó biến khối lượng công việc biến đổi thành một chi phí cố định. Lựa chọn trung gian trung thực là một người bán thời gian hoặc một người làm thời vụ nhưng đều đặn: hai hoặc ba ngày một tuần, được sắp xếp quanh những ngày bận rộn của bạn.
Điều này mang lại cho bạn phần lớn lợi ích với một phần nhỏ rủi ro:
- Bạn học được cảm giác chỉ đạo người khác, một kỹ năng thực sự mà bạn hiện chưa có.
- Bạn phát hiện ra khối lượng công việc của mình có thực sự ổn định hay chỉ có cảm giác như vậy vào tháng Bảy.
- Những công việc hai người rời khỏi danh sách bị từ chối vào những ngày bạn có hai người.
- Nếu nó không ổn (con người, khối lượng công việc, sự kiên nhẫn của bạn), việc gỡ bỏ hai ngày một tuần là một cuộc trò chuyện, không phải một cuộc khủng hoảng.
Thất bại của bước đệm này là đối xử với nó một cách tùy tiện: trả tiền mặt, bỏ qua bảo hiểm bồi thường lao động, không có lịch trình thống nhất. Một người bán thời gian vẫn là một nhân viên trong mắt tỉnh bang hoặc tiểu bang của bạn, vẫn cần bảo hiểm ngay lần đầu tiên họ leo lên thang của bạn, và vẫn xứng đáng biết ngày nào họ làm việc. Hãy làm bước đệm một cách đúng đắn hoặc không làm gì cả.
Một lựa chọn trung thực khác thuộc về danh sách này: một thầu phụ cho những phần công việc đã xác định. Thuê ngoài phần ốp lát hoặc điện không phải là thuê người (họ có bảo hiểm riêng và tự định giá công việc của mình), nhưng nó giảm bớt cùng áp lực trong khi bạn quyết định. Chỉ cần tôn trọng ranh giới: một thầu phụ mà bạn lên lịch như một nhân viên và trang bị như một nhân viên thì ở hầu hết các khu vực pháp lý chính là một nhân viên, kèm theo rắc rối giấy tờ.
Điều gì thực sự thay đổi trong ngày của bạn?
Không ai cảnh báo bạn về phần này: lần thuê người đầu tiên thay đổi công việc của bạn nhiều hơn là thay đổi doanh thu của bạn.
Bạn trở thành người gỡ nút thắt. Buổi sáng của bạn giờ bắt đầu bằng một câu hỏi trước đây chưa bao giờ có: người này sẽ làm gì hôm nay, và mọi thứ họ cần đã có ở công trường chưa? Một ngày không có kế hoạch với người phụ việc là bạn đang trả 28 đô la một giờ để ai đó xem bạn làm việc. Những chủ doanh nghiệp làm tốt với người phụ việc đầu tiên là những người bắt đầu lên kế hoạch cho ngày mai từ tối hôm trước: chất xe tải một lần, sắp xếp trình tự công việc để người phụ việc không bao giờ phải chờ bạn.
Bạn nói nhiều hơn và cầm dụng cụ ít hơn. Giải thích, kiểm tra, sửa chữa. Trong tuần đầu tiên, việc này có vẻ chậm hơn tự làm, vì đúng là chậm hơn thật. Lợi ích tích lũy dần: đến tuần thứ sáu, những việc bạn từng giải thích một lần giờ diễn ra mà không cần bạn, và đến tháng thứ ba bạn đang báo giá công việc tiếp theo trong khi công việc này đang được che chắn và chuẩn bị.
Hệ thống chất lượng của bạn phải rời khỏi đầu bạn. Khi làm một mình, tiêu chuẩn của bạn sống trong đôi tay bạn. Giờ tiêu chuẩn đó phải sống sót khi được truyền sang người khác. Lần đầu tiên bạn quay lại thấy một sản phẩm hoàn thiện bạn sẽ không bao giờ đồng ý giao cho khách, bài học hiếm khi là "thuê người giỏi hơn"; đó là bạn chưa bao giờ thực sự định nghĩa tiêu chuẩn. Cuối mỗi ngày hãy cùng nhau đi xem lại phần việc; mười phút "làm xong thì phải trông như thế này" là khóa đào tạo rẻ nhất trên đời.
Trước khi bạn đưa bất kỳ ai vào bảng lương, hãy theo dõi các tuần của chính bạn trong một tháng. Rất thường gặp chuyện bạn phát hiện mình chỉ cầm dụng cụ hai mươi sáu giờ trong một tuần mà bạn đã đinh ninh là bốn mươi giờ, phần còn lại dành cho lái xe, báo giá và mua vật tư. Một nửa những gì bạn muốn thuê người để làm có thể hoàn toàn không phải là vấn đề cần người phụ việc.
Đó là bài tập cần chạy trước tiên. Lý lẽ cho lần thuê người đầu tiên chỉ vững bằng bức tranh bạn có về việc số giờ của chính mình đi đâu. Và gần như bức tranh của mọi nhà thầu độc lập đều sai theo cùng một hướng lạc quan.
Biết giờ của bạn trước khi đặt cược vào chúng
Đây là nơi một hệ thống âm thầm phát huy giá trị của nó. Nếu bạn đã chấm công vào/ra trên điện thoại cho các công việc, quyết định không còn là cảm tính nữa. Bảng chấm công theo từng công việc của Zeus cho bạn biết bao nhiêu giờ thực sự rơi vào mỗi công việc, và một tháng cộng dồn lại là mẫu số trung thực: tuần của bạn trừ tổng đó là lái xe, báo giá và mua vật tư, và khoảng trống gần như lúc nào cũng rộng hơn người ta vẫn đoán. Zeus không giữ danh sách công việc bạn đã từ chối, vì vậy hãy tự giữ danh sách đó cho tháng. Khi số giờ chấm công cho thấy bạn đang dành mười hai giờ một tuần cho công việc mà một người phụ việc có thể làm với một phần ba mức giá của bạn, và danh sách bị từ chối của bạn cho thấy khách hàng đang chờ ba tuần, việc thuê người ngừng là một bước nhảy niềm tin và trở thành một bài toán số học mà bạn đã giải xong.
Các dấu hiệu, gộp lại một chỗ
Hãy thuê người (hoặc đi bước đệm) khi hầu hết những điều này đúng:
- Bạn đã từ chối hoặc trì hoãn nghiêm trọng công việc trong từng tháng của hai hoặc ba tháng gần nhất
- Lịch của bạn đã kín xa quá điểm mà khách hàng ngừng chờ (đối với hầu hết công việc dân dụng, ba đến bốn tuần)
- Bạn thường xuyên dành hơn mười giờ một tuần cho các công việc thấp hơn nhiều so với mức giá tính phí của bạn
- Bạn có những công việc hai người trong danh sách bị từ chối
- Bạn có khoản đệm tiền mặt đủ chi trả hai đến ba tháng chi phí đầy đủ của người phụ việc ngay cả khi doanh thu giảm
Hãy chờ khi: sự bận rộn mang tính mùa vụ và bạn biết điều đó; biên lợi nhuận của bạn đủ mỏng để vấn đề là định giá, không phải năng lực; hoặc những giờ bạn muốn lấy lại là giờ hành chính chứ không phải giờ công trường. Một người phụ việc không thể viết hóa đơn thay bạn, và thuê người vì bạn đang ngập trong giấy tờ là chữa nhầm chỗ đuối.
Zeus phù hợp ở đâu
Phương trình trong bài viết này có hai dữ liệu đầu vào và cả hai đều là hồ sơ: số giờ bạn dành cho phần việc chỉ đáng một phần ba đơn giá của mình, và số giờ mà một đôi tay thứ hai thực sự xuất được hóa đơn. Không cái nào sống sót nổi khi bị ước lượng vào một ngày thứ Sáu.
Chấm công vào và ra theo từng công việc thì số giờ rơi đúng vào nơi chúng được làm ra, của bạn cũng như của bất kỳ ai khác, sắp xếp theo địa chỉ chứ không theo ngày. Chi phí lên đúng công việc đã gây ra chúng, nên một công việc ba ngày rút xuống còn hai ngày sẽ lộ ra thay đổi cả về giờ lẫn về tiền so với mức đã báo giá. Đọc một tháng như vậy là chi phí đầy đủ cho mỗi giờ tạo ra doanh thu thôi làm mức trung bình toàn quốc của ai đó và trở thành con số của chính bạn. Một khi người phụ việc bắt đầu, chính hồ sơ đó trả lời câu hỏi tiếp theo mà chẳng ai lên kế hoạch trước: đôi tay thêm vào đã biến thành công việc xuất được hóa đơn, hay chỉ biến thành một ngày ngắn hơn. Việc đặt những giờ đó vào đâu trong một tuần là lịch làm việc và bảng trong ngày.
Danh sách tính năng bao quát những gì đi kèm theo nữa. Quy mô khởi đầu không tốn gì và không bao giờ hết hạn, còn mỗi quy mô gồm những gì thì bạn đọc được trên trang giá. Hãy cài đặt và cho quyết định này một tháng số giờ thật.
Công việc bạn từ chối sáng nay thì kiểu gì cũng đã mất. Công việc tiếp theo nên là một quyết định bạn đưa ra với số giờ bày sẵn trước mặt, chứ không phải một phép tính bạn làm trong đầu trên đường lái xe về nhà.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên trả bao nhiêu cho người phụ việc đầu tiên?
Đủ để giữ chân họ, tức là nhiều hơn mức thấp nhất mà bạn có thể trả cho xong. Ở hầu hết các thị trường Canada và Mỹ, một lao động phổ thông đáng tin cậy có xe và biết dùng dụng cụ cơ bản tốn nhiều hơn đáng kể so với lương tối thiểu, và sự khác biệt được hoàn trả ngay trong tháng đầu tiên họ đến đúng giờ với xe tải đã chất sẵn. Những người làm giá rẻ mà bỏ việc hoặc không đến sẽ khiến bạn phải dời lịch của khách, chính là loại tổn hại danh tiếng bạn thuê người để ngăn chặn.
Nhân viên hay thầu phụ cho lần thuê đầu tiên?
Chúng giải quyết những vấn đề khác nhau. Một thầu phụ nhận các phạm vi công việc đã xác định khỏi vai bạn và có bảo hiểm và định giá riêng; một nhân viên mang lại cho bạn sức lao động linh hoạt hằng ngày dưới sự chỉ đạo của bạn. Vùng nguy hiểm là thầu phụ giả: một người bạn lên lịch, chỉ đạo, và trang bị như một nhân viên nhưng trả lương như một thầu phụ. Cơ quan thuế ở cả Canada và Mỹ xem xét rất kỹ cách sắp xếp đó, và việc phân loại lại đi kèm chi phí lương truy thu. Nếu bạn sẽ chỉ đạo công việc hàng ngày của họ, hãy thuê họ đúng cách.
Nếu tôi thuê người rồi công việc cạn dần thì sao?
Đây là lý do trình tự quan trọng: đệm trước, bán thời gian sau đó, toàn thời gian cuối cùng. Có sẵn trong quỹ dự trữ hai đến ba tháng chi phí đầy đủ của người phụ việc sẽ biến một tháng chậm thành chuyện nhỏ thay vì một đợt sa thải. Và giờ của một người bán thời gian có thể linh hoạt giảm xuống một cách trung thực theo cách giờ của một người toàn thời gian không thể. Nếu ý nghĩ về một tháng yên ắng khiến việc thuê người trở nên đáng sợ, vấn đề là dự trữ của bạn, không phải việc thuê người.
Làm sao tôi tìm được người tốt?
Những lần thuê người đầu tiên tốt nhất thường chỉ cách một lời giới thiệu: các đội thợ khác nhìn thấy lao động phổ thông trên các công trường chung, một nhân viên quầy nhà cung cấp biết ai đáng tin cậy, bảng tin việc làm của một trường dạy nghề địa phương. Hãy thuê vì độ tin cậy và thái độ hơn là vẻ ngoài chỉn chu. Bạn có thể dạy ai đó che chắn một căn phòng, và bạn không thể dạy ai đó biết đến đúng giờ. Sau đó xem hai tuần đầu tiên như một cuộc phỏng vấn thử việc từ cả hai phía, và nói rõ điều đó ngay từ đầu.
ZEUS