Ngừng định giá mỗi công việc từ con số không: xây dựng bảng giá

Đã 9:40 tối thứ Ba và bạn đang định giá một sàn gỗ ngoài trời. Không phải sàn gỗ đầu tiên của bạn. Đại loại như cái thứ bốn mươi. Vậy mà bạn vẫn đang ngồi ở bàn bếp làm đúng cái việc đã làm cho ba mươi chín cái kia: xây dựng lại con số từ con số không. Dầm sàn giờ giá bao nhiêu? Lần trước bạn tính giá móng như thế nào, và đó có phải là theo từng móng hay được gộp vào phần khung? Bạn cuộn qua tin nhắn đã gửi tìm báo giá sàn gỗ nhà Henderson từ tháng Sáu năm ngoái, tìm thấy nó, và phát hiện ra hồi đó mình đã định giá phần lan can theo một kiểu mà bây giờ chính mình cũng không giải mã nổi.

Bốn mươi sàn gỗ, và mỗi cái được định giá như cái đầu tiên. Kiến thức từ ba mươi chín cái kia bị rải rác trên các báo giá cũ, biên nhận nhà cung cấp, và trí nhớ của bạn về những công việc kết thúc với cảm giác tệ. Con số tối nay sẽ mất chín mươi phút, và nó vẫn sẽ phần nào chỉ là phỏng đoán.

Cách khắc phục đã nằm ngay trước mắt ở mọi nghề lâu đời, suốt nhiều thập kỷ: một bảng giá. Một danh sách các thứ bạn bán (mặt hàng, công việc, cụm hạng mục), mỗi thứ có một đơn vị và một mức giá bạn đã suy nghĩ kỹ, một lần, vào ban ngày. Sau đó, việc báo giá thôi không còn là chuyện nghĩ ra từ đầu nữa mà thành chuyện chọn lựa. Báo giá từng mất chín mươi phút giờ mất mười lăm phút, và con số tốt hơn.

Bảng giá chính xác là gì?

Bỏ cái vẻ bí ẩn đi: một bảng giá là một danh sách với ba cột.

• Thứ đó, được mô tả theo cách bạn sẽ nói với khách hàng. "Cung cấp và lắp cửa nội thất, lõi rỗng, đóng khung sẵn." "Khung sàn gỗ ngoài trời đã xử lý áp lực." "Sửa toàn bộ bồn cầu, bộ phận bên trong bình chứa."
• Đơn vị: mỗi cái, mỗi foot vuông, mỗi foot dài, mỗi lỗ mở, mỗi giờ. Chọn đúng đơn vị đã là một nửa cái khôn của việc này: đó là thứ cho phép một mức giá dùng được cho nhiều quy mô công việc.
• Mức giá. Bạn tính phí bao nhiêu cho một đơn vị, với công lao động, vật liệu, và lợi nhuận của bạn đã có sẵn bên trong, được quyết định bình tĩnh thay vì lúc 9:40 tối.

Ba loại mục lấp đầy nó. Mặt hàng vật liệu (vòi nước, tấm thạch cao) với chi phí và giá bán của bạn. Công việc lao động (phá dỡ theo foot vuông, lắp đặt theo lỗ mở). Và loại giá trị cao nhất, cụm hạng mục: các gói định giá toàn bộ một đơn vị công việc hoàn thiện thành một dòng duy nhất. "Khung sàn gỗ, theo foot vuông" chứa dầm, giá đỡ, vít, và công lao động trong một con số. Cụm hạng mục là chỗ bảng giá thôi không còn là một danh sách suông mà bắt đầu thực sự làm việc thay bạn, vì hầu hết các công việc chỉ là cụm hạng mục ở các số lượng khác nhau.

Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.

Xây dựng nó từ hai mươi công việc gần nhất của bạn, không phải từ trang giấy trắng

Cách làm khiến người ta chùn tay là ngồi xuống viết "mọi thứ tôi bán" từ con số không. Hãy bỏ qua nó. Bảng giá của bạn đã tồn tại rồi. Nó nằm rải trong hai mươi công việc gần nhất bạn đã làm. Việc dựng nó là moi ra, chứ không phải nghĩ ra từ đầu, và nó gói gọn trong hai hoặc ba buổi tối.

Buổi tối một: khai thác các báo giá. Lấy hai mươi báo giá và hóa đơn gần nhất của bạn. Liệt kê mọi mục dòng xuất hiện, và đếm tần suất. Quy luật hiện ra sẽ khiến bạn ngạc nhiên: cùng khoảng mười lăm đến hai mươi lăm mặt hàng chiếm phần lớn mọi thứ bạn bán. Cốt lõi lặp lại đó chính là bảng giá của bạn, phiên bản một. Những trường hợp ngoại lệ hiếm gặp có thể tiếp tục là ngoại lệ.

Buổi tối hai: gắn các con số trung thực. Đối với mỗi mặt hàng lặp lại, hãy nhìn lại những gì bạn thực sự đã tính phí ở các công việc đó và, khi bạn biết, cảm giác của công việc đó lúc kết thúc. Đã tính 450, 520, và 610 đô la cho cùng một đầu việc ở ba công trình khác nhau? Khoảng chênh lệch đó là sự không nhất quán chưa định giá của bạn, và đây là khoảnh khắc nó dừng lại. Chọn con số phản ánh chi phí vật liệu hiện tại và mức giá bạn đã tính toán từ chi phí quản lý thực tế của mình, không phải con số tình cảm từ công việc diễn ra suôn sẻ. Với công việc đã lỗ tiền, mặt hàng làm nó lỗ được định giá lại đúng bằng mức lẽ ra phải thế. Đó chính là điểm mấu chốt: bảng giá là nơi cất bài học, thay vì phải học lại.

Buổi tối ba: đơn vị hóa và gộp nhóm. Chuyển đổi giá theo điểm thành giá theo đơn vị nơi công việc mở rộng theo quy mô (theo foot vuông, theo lỗ mở, theo thiết bị), và gộp những chuỗi việc bạn luôn làm cùng nhau thành cụm hạng mục. Viết mô tả của mỗi mặt hàng bằng ngôn ngữ khách hàng đọc được trong lúc bạn đang làm việc đó. Mô tả sẽ chảy thẳng vào báo giá, và "T&T sàn phụ theo y/c" không phải là câu chủ nhà nên gặp phải.

Khoảng hai mươi mặt hàng, giá trung thực, đơn vị hợp lý. Đừng sa vào cầu toàn: một bảng giá bao phủ tám mươi phần trăm mà thực sự tồn tại vẫn hơn một bảng giá toàn diện không bao giờ ra đời. Mọi thứ nó không bao phủ, bạn định giá theo cách cũ rồi thêm vào bảng giá, đó là cách nó phát triển để phù hợp với nghề thực sự của bạn thay vì một nghề lý thuyết.

Có bảng giá rồi thì điều gì thay đổi?

Tốc độ là lợi ích được quảng cáo, và nó có thật: báo giá sàn gỗ được lắp ráp từ các dòng bạn đã tin tưởng (khung theo foot vuông, móng theo từng cái, lan can theo foot dài, cầu thang theo bậc) chỉ trong khoảng thời gian trước đây bạn phải bỏ ra để đi tìm lại báo giá nhà Henderson. Báo giá ngay trong buổi tối, và tốc độ tự nó thắng được công việc.

Nhưng tốc độ mới chỉ là cái lợi thứ ba mà bảng giá mang lại.

Sự nhất quán đáng giá hơn. Cùng một công việc giờ nhận được cùng một mức giá dù bạn báo giá vào một thứ Ba tốt lành hay một thứ Sáu kiệt sức, cho một người lạ hay cho người hàng xóm của một người bạn, đang hy vọng tình bạn sẽ đổi lấy một khoản giảm giá mà bạn chưa bao giờ đồng ý. Khách hàng nói chuyện với nhau; các con số của bạn giờ sống sót qua sự so sánh. Và tâm trạng của chính bạn thôi không còn là một yếu tố đầu vào của giá nữa — điều mà lâu nay nó vẫn là.

Bảng giá dồn lãi theo thời gian, và đó mới là cái đáng giá nhất. Mỗi công việc trục trặc dạy bạn một điều cần chỉnh lại, và điều chỉnh đó nằm luôn trong bảng giá, nơi mọi báo giá tương lai tự động thừa hưởng nó. Phá dỡ gạch bị định giá thấp chỉ làm bạn thiệt đúng một lần. Không có bảng giá, cùng bài học đó phải học lại hằng năm, vì nó chẳng được ghi ở đâu cả. Đây là sự khác biệt thực sự giữa một nhà thầu có mười lăm năm kinh nghiệm và một nhà thầu có một năm kinh nghiệm lặp lại mười lăm lần: một trong hai người đã viết nó ra.

Có một lợi ích thứ tư trầm lặng hơn: bất kỳ ai cũng có thể báo giá. Ngày bạn thêm một thành viên đội, hoặc ngày bạn muốn nghỉ một ngày thứ Ba trong mùa báo giá, bảng giá là sự khác biệt giữa "việc định giá nằm trong đầu tôi" và "việc định giá nằm trong doanh nghiệp."

Rà soát hằng quý: ba mươi phút để giữ nó còn sống

Bảng giá không phải là một tượng đài; nó là một công cụ có lịch bảo trì. Bị bỏ mặc, nó mục nát âm thầm: chi phí vật liệu trôi dần lên, bảng giá của bạn thì không, và đột nhiên mọi báo giá được xuất đi mang giá năm ngoái và chi phí năm nay. Một bảng giá cũ nguy hiểm hơn không có bảng giá, vì nó sai một cách tự tin.

Kỷ luật ngăn chặn điều đó là một nửa giờ lặp lại, bốn lần một năm:

• Định giá lại các mặt hàng biến động. Bạn biết các mặt hàng dễ biến động của mình: gỗ, đồng, các dịch vụ tốn nhiều nhiên liệu. Kiểm tra chúng so với giá nhà cung cấp hiện tại và tăng bảng giá, không phải báo giá riêng lẻ.
• Soát lại những công việc đau đớn. Công việc nào kể từ quý trước kết thúc tệ hơn so với khi được định giá? Tìm mặt hàng hoặc cụm hạng mục sai và sửa nó tại nguồn.
• Đưa các việc lặp lại vào bảng giá. Bất cứ thứ gì bạn định giá lại từ đầu hai lần trong quý này xứng đáng có một mục cố định.
• Dọn bớt cho gọn. Mặt hàng nào cả năm chưa bán thì đưa vào lưu trữ. Một bảng giá gọn gàng được sử dụng; một bảng giá lộn xộn bị bỏ qua.

Đưa nó vào lịch: thứ Bảy đầu tiên của quý, cà phê, ba mươi phút. Những nhà thầu có bảng giá chết đều bỏ qua bước này; bảng giá không thất bại, thói quen đã thất bại.

Bảng giá nằm ở đâu quyết định nó có được dùng hay không

Một bảng giá trong một cuốn sổ bìa cứng ở nhà nằm ngoài tầm với đúng vào lúc nó đáng giá nhất: câu hỏi ngoài cửa "trong khi anh ở đây, một tủ lavabo mới sẽ giá bao nhiêu?", buổi khảo sát hiện trường nơi bạn có thể báo giá ngay tại chỗ. Một bảng tính tốt hơn, nhưng nó vẫn nằm cách bản báo giá thực tế đúng một lần sao chép-dán, và sao chép-dán là nơi sự nhất quán rò rỉ trở lại.

Phiên bản hoạt động đặt bảng giá bên trong công cụ báo giá, và đây chính xác là cách Zeus được xây dựng: Bảng giá là trung tâm của mảng tiền bạc trong ứng dụng. Mỗi mặt hàng mang mức giá bạn bán nó, và một danh sách nhà cung cấp bên dưới mang giá vốn của từng thùng hàng, nên lợi nhuận hiện rõ ngay tại chỗ đặt con số. Xây dựng một báo giá là chọn mặt hàng và số lượng, nên con số ngoài cửa mất hai phút và khớp với những gì mọi người khác đã được tính, và những dòng đó tiếp tục khi báo giá trở thành hóa đơn. Cùng danh mục đó là kho hàng của bạn: hàng có sẵn là một sổ cái của những gì đã nhận, sử dụng và điều chỉnh so với cùng những dòng đó, nên báo giá và tồn kho đọc từ một danh sách thay vì ba. Đến kỳ rà soát hằng quý, bạn cập nhật một mặt hàng một lần và mọi báo giá được viết sau đó thừa hưởng con số mới. Nó hoạt động ngoại tuyến tại hiện trường và đồng bộ sau đó, điều này quan trọng ở những ngưỡng cửa nơi sóng biến mất.

Dù bạn xây dựng nó trong công cụ gì, hãy xây dựng nó. Sàn gỗ thứ bốn mươi không nên được định giá như cái đầu tiên. Nó nên được định giá như cái thứ bốn mươi, với kiến thức tích lũy từ ba mươi chín công việc trước đó gánh phần việc nặng nhọc trong khi bạn lấy lại buổi tối thứ Ba của mình.

Zeus phù hợp ở đâu

Một cuốn sổ trong bìa còng ở nhà thì với không tới vào lúc 9 giờ 40 tối và cũng với không tới khi bạn đang đứng ở ngưỡng cửa, nên cái danh sách và công cụ báo giá phải là cùng một vật.

Mỗi hạng mục bạn rút ra từ hai mươi công việc gần nhất vào sổ kèm mô tả bằng ngôn ngữ của khách hàng, đơn vị tính và mức giá bạn bán ra, còn một gói công việc đơn giản là một hạng mục mà giá của nó đã gánh sẵn dầm sàn, bát treo, đinh vít và công lao động. Dựng một báo giá là chọn hạng mục và đặt số lượng. Trong nửa tiếng rà soát mỗi quý, bạn định giá lại một dòng và mọi báo giá viết sau đó thừa hưởng con số mới, trong khi những bản đã gửi đi vẫn nguyên đúng như khách hàng đã đồng ý. Khi có người khác báo giá thay bạn, họ có một suất riêng và tài khoản đăng nhập riêng còn bạn chọn họ được thấy những gì, nên người thứ hai bán ra từ cùng một danh sách với cùng mức giá. Nó trụ được ở một ngưỡng cửa không có sóng rồi đồng bộ sau. Đó là bộ máy nằm dưới giành được công việc.

Cuốn sổ chỉ là một phần, còn phần còn lại của những gì ứng dụng làm mang công việc, ảnh và hóa đơn đi tiếp từ chính những dòng đó. Báo giá và xuất hóa đơn không tốn gì để bắt đầu; từng quy mô được liệt kê trên trang giá. Hãy tải nó về điện thoại của bạn và nhập hai mươi hạng mục của tối nay vào khi chúng còn ở ngay trước mặt bạn.

Đã 9 giờ 40 và bạn đang dựng lại cái sàn gỗ thứ bốn mươi từ con số không, cuộn tìm bản báo giá nhà Henderson từ tháng Sáu năm ngoái rồi phát hiện một mức giá lan can mà chính bạn của ngày xưa đã để lại không ai giải mã nổi. Ba mươi chín cái sàn gỗ kia đã biết cái này tốn bao nhiêu. Chúng chỉ cần một chỗ để nói ra điều đó.

Câu hỏi thường gặp

Một bảng giá khởi đầu nên có bao nhiêu mặt hàng?

Mười lăm đến hai mươi lăm, rút ra từ những gì thực sự lặp lại trong hai mươi công việc gần nhất của bạn. Cốt lõi khiêm tốn đó thường bao phủ phần lớn những gì bạn báo giá. Dưới mười mục thì bạn sẽ bỏ qua bảng giá nhiều đến mức nó không kịp thành thói quen; trên năm mươi mục ngay từ đầu thì bạn đã dựng một đề tài nghiên cứu chứ không phải một công cụ. Hãy để nó phát triển một cách tự nhiên. Mức giá nào bạn phải dựng lại từ đầu đến lần thứ hai thì chính là bảng giá đang bảo bạn thêm mục đó vào.

Giá trong bảng giá nên bao gồm markup của tôi, hay tôi thêm biên lợi nhuận vào lúc báo giá?

Hãy đưa markup vào bên trong. Giá trong bảng giá nên là giá bán (chi phí cộng markup bạn đã tính toán), để việc báo giá thuần túy là chọn lựa, không còn phép tính nào để bạn lẫn lộn khi bị hối, và để một người phụ việc báo giá từ bảng giá không thể vô tình bán với giá vốn. Vẫn ghi lại chi phí của bạn cho mỗi mặt hàng; khoảng chênh giữa chi phí và giá là thứ bạn sẽ kiểm tra tại kỳ rà soát hằng quý khi giá nhà cung cấp thay đổi.

Công việc của tôi đều tùy chỉnh. Bảng giá có thể hoạt động cho tôi không?

Công việc thì tùy chỉnh; các thành phần thì phần lớn không. Một căn bếp tùy chỉnh vẫn là lắp đặt tủ theo hộp, đo mẫu mặt bàn, ống nước thô theo thiết bị và điện theo lỗ mở. Đó là những cụm hạng mục bạn đã làm hàng chục lần, kết hợp trong một sắp xếp mới. Định giá các thành phần lặp lại trong bảng giá, định giá phần thực sự mới lạ bằng tay, và theo thời gian nhận thấy phần còn lại thực sự nhỏ đến thế nào. Nếu thực sự không có gì lặp lại giữa các công việc của bạn, đó tự nó là điều đáng xem xét: nó thường có nghĩa là đơn vị định giá của bạn đang đặt quá lớn.

Tôi nên cho khách hàng xem bảng giá, hay giá theo từng mục trên báo giá?

Bảng giá là nội bộ: nó là bộ máy định giá của bạn, không phải tài liệu cho khách hàng. Trên báo giá, hiển thị càng nhiều chi tiết theo dòng phục vụ cho việc bán hàng: các công việc lớn thường xứng đáng được tách thành các phần rõ ràng (phá dỡ, khung, hoàn thiện) để khách hàng thấy tiền đi đâu, trong khi các công việc nhỏ hợp hơn với một mức giá duy nhất cho toàn bộ phạm vi. Dù thế nào, các con số đều đến từ bảng giá; điều thay đổi chỉ là bạn mở rộng bao nhiêu phần của cụm hạng mục trên giấy.