Tính giá thành công trình: cách theo dõi chi phí thực tế của một công việc

Câu trả lời ngắn gọn: tính giá thành công trình là so sánh chi phí thực tế của một công việc với mức bạn đã báo giá. Hầu hết nhà thầu đều nhớ mình báo giá bao nhiêu, nhưng không bao giờ tính ra chi phí cuối cùng. Hãy theo dõi giờ công, vật tư theo biên nhận thật và hóa đơn của nhà thầu phụ cho từng công việc, chứ đừng gộp theo tháng. Và nhớ tính cả những giờ công vốn chẳng bao giờ được ghi vào đâu.

Bạn báo giá phòng tắm đó 9.400 đô la. Tiền đã về tài khoản. Ngon lành. Nhưng có thật là ngon lành không?

Hầu hết nhà thầu đều nói vanh vách được mình đã thu bao nhiêu cho một công việc. Rất ít người nói được công việc đó tốn của họ bao nhiêu, và gần như không ai biết trong vòng một tuần sau khi làm xong. Đúng khoảng trống đó là chỗ nhà thầu âm thầm chảy máu tiền. Bạn có thể làm trọn một năm với những công việc đều "thấy cũng ổn" rồi cuối năm còn ít tiền hơn lúc đầu năm, vì ba trong số đó lỗ mà bạn chẳng bao giờ biết là ba việc nào.

Tính giá thành công trình là kỷ luật trả lời một câu hỏi cho mỗi công việc: chúng ta đã báo giá bao nhiêu, đã chi bao nhiêu, và khoản chênh lệch đến từ đâu? Đây không phải là kế toán. Kế toán viên của bạn cho biết doanh nghiệp có lãi trong quý vừa rồi hay không. Tính giá thành công trình cho biết loại công việc này có sinh lời hay không — điều sẽ thay đổi cách bạn báo giá vào tuần tới.

Tính giá thành công trình là gì?

Nói đơn giản nhất, tính giá thành công trình là một sổ cái riêng cho từng công việc, gồm hai vế.

Một bên là báo giá: giờ công, vật tư, chi phí nhà thầu phụ và phần markup bạn đã cam kết khi ký hợp đồng. Bên còn lại là chi phí thực tế: những gì bạn thực sự đã chi, gắn với đúng công việc đó.

Kết quả là mức chênh lệch của từng hạng mục, chứ không phải một con số duy nhất:

Công việc đó vẫn có lãi so với giá bán 9.400 đô la. Nhưng lãi ít hơn kế hoạch 950 đô la, và bảng số liệu cho bạn biết chính xác vì sao: nhân công kéo dài hơn dự kiến và bạn đã tính thiếu chi phí xử lý rác. Một con số duy nhất kiểu "chúng ta lãi 950 đô la thay vì 1.900 đô la" sẽ không cho bạn biết điều đó. Việc chia nhỏ theo hạng mục chính là toàn bộ giá trị.

Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi qua lại giữa hai chỉ số này và cho thấy giá bán cùng lợi nhuận đằng sau cả hai.

Những chi phí nào thực sự làm thay đổi con số?

Bạn không cần một hệ thống mã chi phí chín mươi hạng mục. Với nhà thầu nhà ở, bốn nhóm sau đã gom gần hết độ lệch:

Nhân công. Gần như luôn là chỗ thất thoát lớn nhất, và cũng khó thấy nhất, vì giờ công của chính bạn cứ như thể miễn phí. Không hề miễn phí. Nếu bạn vẫn trực tiếp cầm đồ nghề, hãy tính thời gian của mình bằng đúng mức bạn phải trả cho người khác làm việc đó. Không tính, thì việc nào cũng trông có lãi — cho đến ngày bạn thuê người đầu tiên và biên lợi nhuận bốc hơi.

Vật tư. Dễ theo dõi hơn vì có biên nhận, nhưng lại rò rỉ qua hàng trả lại, qua những chuyến chạy lại cửa hàng lần hai, và qua những lần "lấy thêm một ít" chẳng bao giờ được ghi vào công việc nào cả.

Nhà thầu phụ. Thường khá chuẩn, vì bạn có hóa đơn với con số rõ ràng. Rủi ro nằm ở phạm vi công việc: thầu phụ báo giá theo bản vẽ ban đầu, chứ không theo cái mà chủ nhà đổi ý vào ngày làm việc thứ tư.

Nhóm chi phí hay bị quên. Xử lý rác, giấy phép, chỗ đậu xe, thuê thiết bị, xăng cho những chuyến chạy phát sinh. Từng khoản đều nhỏ, nhưng gộp lại chính là lý do công việc nào cũng hụt vài trăm đô la. Nhóm này gần như luôn bị tính thiếu, đơn giản vì lúc báo giá chẳng ai nghĩ tới nó.

Thói quen duy nhất giúp việc này thành công: ghi nhận ngay tại thời điểm chi tiêu

Đây mới là chỗ hỏng thật sự. Không phải "nhà thầu không hiểu tính giá thành công trình" — hầu hết đều hiểu. Vấn đề là mấy tuần sau người ta mới gom số liệu, từ một hộp giày, vào tối Chủ Nhật, và lúc đó chẳng ai còn nhớ chuyến mua gỗ 180 đô la là của công việc nào.

Tính giá thành công trình chỉ hiệu quả khi chi phí được gắn với công việc ngay tại thời điểm phát sinh. Điều đó có nghĩa là:

• Chụp biên nhận ngay ở bãi xe của nhà cung cấp, gắn vào công việc rồi hãy nổ máy.
• Chấm giờ công hằng ngày, theo từng công việc, chứ đừng cuối tuần ngồi nhớ lại. Trí nhớ bao giờ cũng làm tròn về con số dễ chịu, và bao giờ cũng làm tròn xuống.
• Nhập hóa đơn của nhà thầu phụ vào công việc ngay trong ngày nhận được.

Một con số áng chừng ghi ngay trong ngày còn hơn một con số "chính xác" dựng lại sau một tháng, vì con số dựng lại đó chẳng chính xác chút nào. Nó chỉ trông có vẻ chính xác.

Đây đúng là bài toán mà phần mềm hiện trường sinh ra để giải. Zeus gắn chi phí vào công việc ngay lúc bạn ghi, nên vế chi phí thực tế của sổ cái tự đầy lên trong lúc làm chứ không phải làm xong mới ngồi nhập. Vế báo giá thì đã có sẵn từ bản báo giá bạn gửi đi. Cuối cùng bạn có một bảng so sánh mà không phải tự ngồi ghép.

Đọc độ lệch mà không tự lừa dối bản thân

Chỉ cần tính giá thành vài công việc là các quy luật hiện ra ngay. Nếu bạn muốn đặt con số cho một công việc trước khi đọc quy luật trên nhiều công việc, công cụ tính lợi nhuận công việc lấy giá đã báo và các chi phí thực tế phát sinh rồi trả về biên lợi nhuận. Những quy luật đáng để ý nhất:

Nhân công chỉ vượt ở một loại công việc. Nếu phòng tắm nào cũng vượt 20% giờ công mà phòng bếp thì đúng dự toán, đơn giá nhân công cho phòng tắm của bạn đang sai. Hãy sửa đơn giá, đừng đổ lỗi cho đội thợ.

Vật tư lúc nào cũng vượt một chút. Thường là do hệ số hao hụt. Nếu bạn chưa tính khoản này, thử cộng thêm 10% cho gạch và thạch cao rồi xem độ lệch có về gần 0 không.

Luôn vượt ở đúng một ngành nghề. Nếu hạng mục điện vỡ dự toán bốn công việc liền, nhà thầu phụ của bạn đã tăng giá còn bạn thì vẫn báo giá theo mức năm ngoái.

Một công việc lãi đẹp đến mức khó giải thích. Hãy nghi ngờ nó y như nghi ngờ một công việc lỗ. Thấp hơn dự toán 30% thường có nghĩa là một khoản chi phí đã bị gán nhầm sang công việc khác — tức là sai hai con số, chứ không phải một.

Dùng số liệu đã tính được để báo giá tốt hơn

Tính giá thành công trình sẽ vô nghĩa nếu chỉ dùng làm hồ sơ lưu trữ. Mục đích thực sự duy nhất của nó là thay đổi bản báo giá tiếp theo.

Cách làm rất đơn giản. Sau năm sáu công việc cùng loại đã tính giá thành, bạn có một con số giờ công thật, chứ không phải con số bạn vẫn mang trong đầu từ năm 2021. Hãy thay số ước lượng bằng số đo được. Rồi tiếp tục tính, vì con số này luôn nhúc nhích.

Đây cũng là cách bạn học từ chối. Khi đã thấy rõ một loại việc luôn chỉ cho biên lợi nhuận 8% trong khi loại khác cho 26%, thì một công việc lợi nhuận thấp không còn đơn thuần là "việc" nữa mà thành một lựa chọn. Đôi khi đó vẫn là lựa chọn đúng: nó giữ cho đội thợ có việc trong tháng ế, hoặc nó đến từ một mối giới thiệu đáng giữ. Nhưng nó trở thành quyết định bạn chủ động đưa ra, thay vì một chuyện bạn phát hiện vào tháng Mười Hai.

Bắt đầu mà không cần thay đổi mọi thứ cùng lúc

Không cần từ ngày mai phải tính giá thành cho mọi công việc. Hãy chọn loại việc bạn làm nhiều nhất và tính cho năm việc kế tiếp. Chừng đó đủ để lòi ra một sai sót có hệ thống trong đơn giá — chỗ gần như toàn bộ số tiền đang thất thoát.

Phiên bản tối thiểu để bắt đầu:

1. Ghi lại giờ công, vật tư và chi phí thầu phụ dự toán trước khi công việc bắt đầu. Đây là phần mọi người thường bỏ qua, và nếu không có nó thì chẳng có gì để so sánh.
2. Ghi nhận mọi chi phí gắn với công việc đó ngay khi nó phát sinh.
3. Việc xong thì đặt số dự toán cạnh số thực tế, rồi viết một câu giải thích cho độ lệch lớn nhất.

Chính câu đó mới là thứ bạn cần. Năm câu như vậy thay đổi cách bạn báo giá nhiều hơn bất kỳ khóa học định giá nào.

Zeus phù hợp ở đâu

Việc tính chi phí công việc chết trong cái hộp giấy tối Chủ nhật, nên phải ghi lại ngay ở bãi xe nhà cung cấp, trước khi nổ máy xe tải.

Bạn mở công việc trên điện thoại ngay tại bãi xe rồi chụp biên nhận, bản quét đọc các con số trên đó, nên số tiền và phần thuế rơi vào đúng công việc dưới dạng chi phí thay vì nằm trong một đống giấy. Hóa đơn của thầu phụ vào đúng công việc đó ngay hôm nhận được. Vật tư lấy từ kệ kho nhà bạn được trừ khỏi sổ kho trong Bảng giá và ghi vào công việc đã dùng, nên chuyến đi lần hai và mấy lần tiện tay lấy thêm vài món không còn bốc hơi nữa. Báo giá bạn đã gửi vốn nằm sẵn trên công việc đó, nên phía ước tính của sổ sách không phải ráp lại chút nào. Khi tất toán, thứ bạn có là hai cột nằm cạnh nhau, còn con số đã chỉnh lại đi thẳng vào lần báo giá kế tiếp, chính là chỗ giành được việc thật sự được quyết định.

Tính chi phí chỉ là một phần, và mọi thứ khác mà ứng dụng lo đều chạy trên cùng hồ sơ công việc đó. Bắt đầu không tốn gì và không bao giờ hết lượt, từng quy mô được liệt kê trên trang giá. Hãy tính chi phí cho năm công trình phòng tắm tiếp theo theo cách này: cài vào điện thoại rồi mở công việc ra trước khi mở cửa xe.

Công trình phòng tắm đó chốt ở chín nghìn bốn trăm, séc đã vào tài khoản, và bạn coi đó là một việc ngon. Ngon thật, chỉ là ngon ít hơn chín trăm năm mươi đô la so với dự tính. Khoản chênh ấy chưa bao giờ trốn đi đâu cả: nó nằm ở một dòng nhân công và một dòng phí đổ bỏ mà hôm đó không ai ghi lại, và ghi lại ngay trong ngày chính là toàn bộ kỷ luật ở đây.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần tính cả giờ công của chính mình không nếu tôi làm một mình?

Có, và đây là lý do phổ biến nhất khiến một nhà thầu nhỏ trông thì có lãi mà chủ thì rỗng túi. Nếu thời gian của bạn không nằm trong chi phí thì bạn không đo lợi nhuận, bạn chỉ đang đo doanh thu trừ vật tư. Hãy tính giờ công của mình theo chi phí thay thế: mức bạn phải trả để thuê một người tay nghề tương đương.

Cái này khác gì với việc mà kế toán viên của tôi đang làm?

Kế toán làm ở cấp doanh nghiệp và nhìn về quá khứ: lãi lỗ theo quý, để lo thuế và tuân thủ. Tính giá thành công trình làm ở cấp từng công việc và nhìn về phía trước: nó cho bạn biết tháng tới nên báo giá khác đi ở loại việc nào. Hai thứ trả lời hai câu hỏi khác nhau, và không cái nào thay được cái kia.

Nếu công việc thay đổi giữa chừng thì sao?

Thì bản báo giá cũng phải thay đổi theo, và lệnh thay đổi chính là thứ giữ cho phép so sánh còn trung thực. Đem một công việc đã đổi phạm vi hai lần đi so với bản báo giá gốc thì sẽ ra một độ lệch giả rất lớn. Cứ mỗi lần phạm vi thay đổi chính thức thì đặt lại mốc dự toán, và độ lệch sẽ vẫn còn ý nghĩa.

Tôi nên dùng bao nhiêu hạng mục chi phí?

Bốn đến sáu. Đủ để khoanh vùng vấn đề, và đủ ít để bạn thực sự làm đều. Nhà thầu nào dựng tới ba mươi mã chi phí thì thường bỏ trong vòng hai tháng, mà một hệ thống bị bỏ giữa chừng thì chẳng đo được gì cả.