Câu trả lời ngắn gọn: một mức markup 20 phần trăm không phải là một biên lợi nhuận 20 phần trăm. Markup được tính dựa trên chi phí của bạn; biên lợi nhuận được tính dựa trên mức giá bạn tính cho khách hàng. Vì giá luôn là con số lớn hơn, tỷ lệ phần trăm biên lợi nhuận luôn nhỏ hơn tỷ lệ phần trăm markup. Lập kế hoạch cả năm dựa trên con số sai và khoản thiếu hụt là tiền thật chưa bao giờ tồn tại.
Một nhà thầu ngồi lại với kế toán của mình vào tháng Tư. Anh biết rõ các con số của mình, hoặc nghĩ là vậy: anh markup mỗi công trình 20 phần trăm, anh đã lập hóa đơn 410.000 đô la năm ngoái, nên phải có khoảng 82.000 đô la lợi nhuận gộp trong đống đó. Kế toán đẩy bản báo cáo qua bàn. Lợi nhuận gộp: 68.000 đô la. Mười bốn nghìn đô la đơn giản là... không có ở đó.
Không có gì bị đánh cắp. Không có gì bị lãng phí. Mười bốn nghìn đó chưa bao giờ tồn tại, vì một mức markup 20 phần trăm chưa bao giờ là một biên lợi nhuận 20 phần trăm, và anh đã lập kế hoạch cho cả năm (chi phí quản lý, thu nhập của chính mình, mùa đông của mình) dựa trên con số sai.
Đây có lẽ là sai lầm về thuật ngữ tốn kém nhất trong ngành thợ. Nó thuần túy là số học, chỉ mất năm phút để hiểu vĩnh viễn, và đáng giá tiền thật ở mọi công trình bạn báo giá từ nay trở đi. Đây là toàn bộ câu chuyện.
Hai từ, hai hướng
Markup và biên lợi nhuận mô tả cùng một khoảng cách (sự chênh lệch giữa chi phí và mức giá bạn tính), nhưng chúng đo lường nó từ hai đầu ngược nhau.
Markup nhìn lên từ chi phí. Nó hỏi: tôi đã cộng thêm bao nhiêu lên trên số tôi đã chi?
% Markup = (giá − chi phí) ÷ chi phí
Biên lợi nhuận nhìn xuống từ giá. Nó hỏi: trong số tiền khách hàng trả cho tôi, tôi giữ lại được bao nhiêu?
% Biên lợi nhuận = (giá − chi phí) ÷ giá
Cùng một khoảng chênh lệch đô la, nhưng mẫu số khác nhau. Và vì giá luôn lớn hơn chi phí, tỷ lệ phần trăm biên lợi nhuận luôn nhỏ hơn tỷ lệ phần trăm markup trên cùng một công trình. Luôn luôn. Mối quan hệ một chiều đó chính là cả cái bẫy.
Công cụ tính phần trăm cộng thêm và biên lợi nhuận chuyển đổi con số này thành con số kia, theo cả hai chiều, để bạn có thể kiểm tra một con số trước khi báo giá.
Ví dụ minh họa, từng bước một
Giả sử một công trình tốn của bạn 10.000 đô la tiền vật liệu, nhân công và thầu phụ, và bạn áp dụng mức markup tiêu chuẩn 20 phần trăm.
- Chi phí: 10.000 đô la
- Markup: 20% của 10.000 đô la = 2.000 đô la
- Giá: 12.000 đô la
Giờ hãy tính biên lợi nhuận trên cùng công trình đó:
- Lợi nhuận gộp: 12.000 đô la − 10.000 đô la = 2.000 đô la
- Biên lợi nhuận: 2.000 đô la ÷ 12.000 đô la = 16,7%
Công trình "20 phần trăm" của bạn thực ra là một công trình 16,7 phần trăm. Trên một công trình, điều đó nghe như chuyện bắt bẻ tiểu tiết. Trong cả một năm, đó là khoản 14.000 đô la mất tích của kế toán: nhà thầu lập hóa đơn 410.000 đô la với biên lợi nhuận thực là 16,7 phần trăm giữ lại khoảng 68.000 đô la lợi nhuận gộp, không phải 82.000 đô la anh đã lập ngân sách. Anh đã đặt ra chi phí quản lý, khoản rút vốn của mình và hình dung của mình về một năm làm ăn khá dựa trên một con số chưa bao giờ có thật.
Khoảng cách nới rộng khi các con số lớn lên. Một số mức markup phổ biến, được quy đổi:
- Markup 10% → Biên lợi nhuận 9,1%
- Markup 15% → Biên lợi nhuận 13,0%
- Markup 20% → Biên lợi nhuận 16,7%
- Markup 25% → Biên lợi nhuận 20,0%
- Markup 33,3% → Biên lợi nhuận 25,0%
- Markup 50% → Biên lợi nhuận 33,3%
- Markup 100% → Biên lợi nhuận 50,0%
Hãy đọc lại dòng giữa đó, vì nó chính là cách khắc phục cho trường hợp phổ biến nhất: nếu điều bạn thực sự cần là một biên lợi nhuận 20 phần trăm, bạn phải áp dụng một markup 25 phần trăm. Nhà thầu cần 20 mà áp dụng 20 đang tự làm mình thiệt 3,3 điểm phần trăm biên lợi nhuận trên mỗi công trình: âm thầm, vĩnh viễn.
Sự nhầm lẫn tốn tiền của bạn ở đâu?
Sai lầm này không phải chuyện học thuật. Nó xuất hiện ở những chỗ cụ thể, lặp đi lặp lại.
Định giá dựa trên mục tiêu biên lợi nhuận. Mục tiêu thu hồi chi phí quản lý và lợi nhuận của bạn tự nhiên có hình dạng của biên lợi nhuận: "Tôi cần giữ lại 35 xu trên mỗi đô la lập hóa đơn." Nếu sau đó bạn thực hiện mục tiêu đó như một mức markup 35 phần trăm, thực ra bạn chỉ giữ lại 26 xu. Kế hoạch kinh doanh và quy tắc định giá không đồng nhất, và quy tắc định giá thắng.
Nói chuyện với kế toán hoặc nhân viên ngân hàng của bạn. Báo cáo tài chính luôn nói ngôn ngữ biên lợi nhuận: biên lợi nhuận gộp, biên lợi nhuận ròng, như một tỷ lệ phần trăm doanh thu. Nếu bạn nói ngôn ngữ markup trong căn phòng đó mà không quy đổi, mọi con số bạn nói ra đều bị thổi phồng, và các quyết định được đưa ra dựa trên đó. Cuộc trò chuyện này nguy hiểm nhất vào lúc vay vốn.
So sánh bản thân với các mức chuẩn. Khi bạn nghe rằng các nhà thầu cải tạo nhà ở làm ăn tốt đạt, chẳng hạn, một mức biên lợi nhuận gộp nhất định, đó là con số biên lợi nhuận. Kiểm tra markup của bạn với chuẩn biên lợi nhuận của người khác sẽ khiến bạn nghĩ mình đang làm tốt hơn thực tế.
Báo giá từ số của thầu phụ. Bạn nhận được báo giá của thầu phụ ống nước là 8.000 đô la và cộng thêm "15 phần trăm của bạn" trước khi đưa vào hồ sơ đấu thầu. Nếu doanh nghiệp của bạn cần biên lợi nhuận 15 phần trăm trên công việc thầu phụ, bạn vừa định giá thấp hơn: dòng 9.200 đô la chỉ mang biên lợi nhuận 13 phần trăm. Nhân lên với mọi thầu phụ trên một dự án lớn, thì khoản phí nhà thầu chính bạn tưởng đã tính vào đã âm thầm co lại một phần mười hoặc hơn, trên phần công trình mà phí của bạn là toàn bộ phần bạn được trả cho việc gánh rủi ro.
Giảm giá. Đây là sát thủ thầm lặng. Trên công trình 12.000 đô la ở trên, một khách hàng hỏi "chỉ giảm 10 phần trăm thôi." 1.200 đô la đó không đến từ chi phí của bạn. Những khoản đó cố định. Nó đến hoàn toàn từ 2.000 đô la lợi nhuận gộp của bạn. Một khoản giảm giá 10 phần trăm trên giá đã phá hủy 60 phần trăm lợi nhuận. Tư duy biên lợi nhuận làm điều đó hiện rõ trước khi bạn đồng ý; tư duy markup che giấu nó cho đến tháng Tư.
Dùng cái nào, và khi nào?
Không từ nào sai cả. Mỗi từ có chỗ đứng riêng, và cái khéo là đừng trộn hai từ đó vào nhau.
Dùng markup khi xây dựng một mức giá. Markup là công cụ dựng giá: bắt đầu từ chi phí, nhân lên, đi đến giá. Đó là cách bạn định giá vật liệu trên hóa đơn, cách bạn cộng phí của mình vào báo giá thầu phụ, cách hợp đồng chi phí-cộng-thêm được viết ra. Nó hoạt động dựa trên những con số bạn thực sự có trong tay lúc ước tính.
Dùng biên lợi nhuận khi đánh giá một kết quả. Biên lợi nhuận là công cụ đo lường: nó cho bạn biết bao nhiêu phần trăm doanh thu sống sót sau công trình. Đó là ngôn ngữ của báo cáo tài chính, đánh giá cuối năm và bất kỳ câu trả lời trung thực nào cho câu hỏi "công trình đó có đáng làm không?"
Cầu nối giữa hai khái niệm là một công thức đáng dán vào mặt trong bảng kẹp giấy của bạn:
Markup cần thiết = biên lợi nhuận mong muốn ÷ (1 − biên lợi nhuận mong muốn)
Muốn biên lợi nhuận 30 phần trăm? 0,30 ÷ 0,70 = markup 42,9 phần trăm. Muốn 40? 0,40 ÷ 0,60 = markup 66,7 phần trăm. Đi theo chiều ngược lại: biên lợi nhuận = markup ÷ (1 + markup), đó là cách bạn quy đổi mức markup mà một đối thủ khoe khoang thành số họ thực sự giữ lại.
Hai nguyên tắc kiểm tra hợp lý rút ra từ toán học: biên lợi nhuận không bao giờ có thể đạt 100 phần trăm dù giá cao đến đâu, và một mức markup X phần trăm không bao giờ tạo ra một biên lợi nhuận X phần trăm. Nếu bảng tính của bạn từng cho thấy điều ngược lại, bảng tính đó sai.
Biên lợi nhuận dự tính không phải là biên lợi nhuận thực hiện
Vấn đề này còn một lớp thứ hai, xuất hiện khi thuật ngữ đã được sửa đúng: biên lợi nhuận bạn báo giá không phải là biên lợi nhuận bạn đạt được.
Bạn báo giá công trình ở mức 12.000 đô la với chi phí dự kiến 10.000 đô la: 16,7 phần trăm. Rồi đơn đặt gạch cần thêm một lô nữa, việc phá dỡ phát hiện ống gió ở nơi bản vẽ nói không có, và người thợ giỏi nhất của bạn mất nửa ngày chờ thanh tra. Chi phí thực tế: 10.900 đô la. Biên lợi nhuận thực hiện: 1.100 đô la ÷ 12.000 đô la = 9,2%. Dự tính nói một chuyện; công trình lại diễn ra khác, và chính chỗ chênh đó mới là chỗ tay nghề ước tính khá lên, nếu bạn từng nhìn thấy nó.
Hầu hết các nhà thầu không bao giờ nhìn thấy điều đó, vì để thấy được đòi hỏi chi phí thực tế của công trình phải ở cùng một chỗ: giờ công theo chi phí đã tính đủ, mọi biên nhận vật liệu, mọi hóa đơn thầu phụ, đối chiếu với những gì đã lập hóa đơn. Để trong đầu hoặc trong hộc để đồ thì sự đối chiếu đó không bao giờ xảy ra, và mọi ước tính trong tương lai lại thừa hưởng những điểm mù y hệt.
Đây chính xác là mục đích của báo cáo lợi nhuận công trình. Trong Zeus, bạn bấm giờ theo công trình, quét biên nhận vào đó và lập hóa đơn từ đó, rồi tất cả dồn lại thành biên lợi nhuận thực hiện của từng công trình, để "phòng tắm đó lãi 9 phần trăm, không phải 17" là một sự thật bạn biết vào tháng Hai của năm nay, không phải một bí ẩn kế toán đưa cho bạn vào tháng Tư. Vài công trình với phản hồi đó và mức markup của bạn sẽ không còn là truyền thuyết mà thành một con số đã được hiệu chỉnh.
Giữ cho cách sửa này không trôi đi
Một thói quen sẽ khóa chặt điều này lại: chọn một ngôn ngữ để dùng nội bộ và quy đổi ở ranh giới. Hầu hết nhà thầu suy nghĩ tốt nhất bằng markup trong công việc hàng ngày (nó khớp với cách giá được xây dựng) trong khi giữ một bảng quy đổi dán sẵn cho những căn phòng nói ngôn ngữ biên lợi nhuận. Điều làm hỏng doanh nghiệp không phải là chọn từ "sai", mà là trôi dạt giữa hai khái niệm mà không nhận ra, khiến con số trong bản ước tính, con số trong ngân sách và con số trong đánh giá cuối năm không bao giờ là cùng một con số.
Phiên bản năm phút cho mọi thứ ở trên:
- Quyết định biên lợi nhuận doanh nghiệp của bạn cần: từ chi phí quản lý, thu nhập của chủ và lợi nhuận, không phải từ tin đồn.
- Quy đổi một lần: markup = biên lợi nhuận ÷ (1 − biên lợi nhuận). Ghi mức markup đó xuống.
- Định giá công trình bằng markup. Đánh giá công trình bằng biên lợi nhuận.
- Kiểm tra biên lợi nhuận thực hiện theo từng công trình, và điều chỉnh markup khi thực tế bất đồng với dự tính.
Nhà thầu trong buổi họp tháng Tư đã làm chính xác điều này. Cách sửa của anh chỉ một dòng: mức markup 20 phần trăm trở thành 25. Với sản lượng của anh, đó là mười bốn nghìn đô la thất thoát được lấy lại: không phải từ làm việc chăm chỉ hơn, không phải từ một khách hàng mới nào, mà từ việc cuối cùng tính đúng con số mà anh vẫn nghĩ mình đang tính suốt cả thời gian qua.
Câu hỏi thường gặp
Markup 20% có bao giờ là đủ không?
Với một khoản trung gian thuần túy (vật liệu bạn bán lại mà không xử lý, lưu kho hay rủi ro nào), có thể. Là con số cho toàn bộ doanh nghiệp, gần như không bao giờ: một markup 20 phần trăm là biên lợi nhuận gộp 16,7 phần trăm, và với hầu hết các nghề thợ, con số đó sẽ không đủ trang trải chi phí quản lý và để lại lợi nhuận thực sự. Hầu hết các doanh nghiệp thợ nhỏ khỏe mạnh cần biên lợi nhuận gộp cao hơn hẳn con số đó, nghĩa là mức markup 40 phần trăm trở lên trên chính công việc đó. Hãy rút ra con số của riêng bạn từ chi phí của chính mình thay vì áp dụng quy tắc chung của bất kỳ ai, kể cả quy tắc đó.
Tôi có nên dùng cùng một mức markup cho vật liệu, nhân công và thầu phụ không?
Nhiều nhà thầu chia markup thành nhiều bậc: một mức cao hơn cho nhân công (nơi rủi ro và gánh nặng quản lý nằm ở đó), một mức vừa phải cho vật liệu và một mức thấp hơn cho báo giá thầu phụ (nơi thầu phụ gánh phần lớn rủi ro nhưng bạn vẫn gánh bảo hành và điều phối). Chia bậc như vậy là ổn. Điều quan trọng là con số bình quân cuối cùng đạt được mục tiêu biên lợi nhuận của bạn. Hãy kiểm tra trên các công trình thực tế thay vì giả định.
Tôi có nên nói với khách hàng về markup hay biên lợi nhuận của mình không?
Với công việc giá cố định, không nói con số nào cả: bạn báo giá một mức cho một phạm vi công việc, và các con số nội bộ là của riêng bạn. Với hợp đồng chi phí-cộng-thêm hoặc thời gian-và-vật liệu, markup là một phần của thỏa thuận và phải được nêu rõ chính xác. Những hợp đồng đó chính là nơi viết "biên lợi nhuận 20%" mà ý là "markup 20%" biến thành một tranh chấp thực sự, vì trên 100.000 đô la chi phí, hai từ đó khác nhau 5.000 đô la.
Biên lợi nhuận gộp của tôi trông ổn nhưng cuối năm vẫn không có tiền. Tại sao?
Biên lợi nhuận gộp chỉ bao gồm những gì công trình kiếm được trên chi phí trực tiếp của nó. Dưới nó là chi phí quản lý (xe tải, bảo hiểm, điện thoại, phần mềm, nửa tuần không lập hóa đơn được của bạn) và dưới đó nữa là biên lợi nhuận ròng. Biên lợi nhuận gộp khỏe mạnh mà tài khoản trống thường có nghĩa là chi phí quản lý đang ăn hết phần gộp, hoặc giờ chưa lập hóa đơn đang ẩn náu bên trong "chi phí nhân công." Hãy tách hai câu hỏi: công trình có được định giá đúng không (gộp), và doanh nghiệp có đủ tinh gọn không (ròng)? Chúng có cách khắc phục khác nhau.
ZEUS